Restringimento dell’inventario: 7 motivi comuni per cui stai perdendo l’inventario + soluzioni

La contrazione delle scorte è una sfida persistente che puo avere un impatto significativo sui profitti di un’azienda. Si riferisce alla perdita di inventario che non può essere contabilizzata attraverso le vendite o altri fattori noti. Secondo studi recenti, le aziende perdono circa il 6% del loro fatturato annuo totale a causa della contrazione delle scorte. Questa perdita non solo influisce sulla redditività, ma può anche portare a esaurimenti di stock, insoddisfazione dei clienti e inefficienze operative. In questa guida, esploreremo i sette principali motivi per la contrazione dell’inventario e forniremo soluzioni attuabili per aiutarti a ridurre al minimo queste perdite.

1. Furto dei dipendenti

Il furto dei dipendenti rimane una delle principali cause di contrazione dell’inventario, rappresentando una parte significativa delle perdite in molte aziende. Questa minaccia interna può essere particolarmente dannosa in quanto i dipendenti hanno spesso una conoscenza approfondita dei sistemi e dei processi, rendendo le loro azioni più difficili da rilevare.

L’impatto del furto dei dipendenti va oltre la perdita finanziaria immediata. Può erodere la fiducia all’interno dell’organizzazione, danneggiare il morale e creare una cultura del sospetto. Inoltre, il tempo e le risorse spesi per indagare e affrontare i furti dei dipendenti possono essere sostanziali, con un ulteriore impatto sull’efficienza e sulla redditività dell’azienda.

Il furto dei dipendenti può assumere molte forme, dal furto diretto di merce a metodi più sottili come la manipolazione dei registri delle vendite o l’abuso degli sconti per i dipendenti. Le motivazioni possono variare, spaziando da difficoltà finanziarie personali a un senso di diritto o di ingiustizia percepita.

Forme di furto dei dipendenti:

• Furto diretto di merce
• Vendite false o fraudolente
• Uso improprio degli sconti per i dipendenti
• Omaggi non autorizzati
• Collusione con soggetti esterni

Soluzioni:

• Implementa solide misure di sicurezza, tra cui telecamere di sorveglianza e tag di sicurezza su articoli di alto valore.
• Condurre audit regolari e casuali dell’inventario e dei processi di gestione del contante.
• Stabilisci politiche chiare sugli acquisti e gli sconti dei dipendenti e applicale in modo coerente.
• Promuovere un ambiente di lavoro positivo che incoraggi la lealtà dei dipendenti e un comportamento etico.
• Implementa un sistema di segnalazione anonima per consentire ai dipendenti di segnalare attività sospette.
• Condurre controlli approfonditi dei precedenti durante il processo di assunzione.
• Educare i dipendenti sull’impatto delle differenze inventariali sull’azienda e sulla sicurezza del proprio lavoro.
• Utilizza sistemi POS avanzati che richiedono l’approvazione del manager per sconti o annullamenti elevati.

2. Taccheggio e furto esterno

I furti esterni, principalmente attraverso il taccheggio, rimangono una preoccupazione significativa per le attività di vendita al dettaglio. Può anche colpire magazzini e centri di distribuzione attraverso furti di merci o effrazioni. La National Retail Federation stima che il taccheggio rappresenti oltre il 35% delle differenze inventariali, rendendola la più grande fonte singola di perdita di inventario per molti rivenditori.

Gli effetti del taccheggio vanno oltre la perdita immediata della merce. Può portare a un aumento dei costi di sicurezza, a un aumento dei premi assicurativi e persino a un impatto sulle strategie di prezzo mentre le aziende cercano di recuperare le perdite. Inoltre, gli ambienti ad alto restringimento possono creare un’atmosfera tesa sia per il personale che per i clienti onesti, con un potenziale impatto sull’esperienza di acquisto complessiva.

I taccheggiatori impiegano varie tecniche, dal semplice occultamento a metodi più sofisticati come lo scambio di etichette o l’uso di borse foderate di alluminio per aggirare i sistemi di sicurezza. L’ascesa della criminalità organizzata al dettaglio ha ulteriormente complicato la questione, con i ladri professionisti che prendono di mira oggetti di alto valore per la rivendita.

Soluzioni:

• Installa misure di sicurezza visibili come telecamere e sistemi di sorveglianza elettronica degli articoli (EAS).
• Formare il personale su come identificare e gestire potenziali situazioni di taccheggio.
• Ottimizza i layout dei negozi per aumentare la visibilità e ridurre i punti ciechi.
• Per i magazzini, implementare rigorosi controlli di accesso e prendere in considerazione l’utilizzo di personale di sicurezza.
• Utilizzare imballaggi a prova di manomissione per articoli di alto valore o rubati frequentemente.
• Implementa la tecnologia RFID per il monitoraggio in tempo reale dell’inventario.
• Usa gli specchi di sicurezza e mantieni una visuale chiara in tutto il negozio.
• Prendi in considerazione l’assunzione di personale di sicurezza in borghese durante l’alta stagione.

3. Errori amministrativi

L’errore umano nella gestione dell’inventario puo portare a discrepanze significative. Ciò include errori nell’inserimento dei dati, conteggi errati durante l’inventario o errori nei processi di ricezione e spedizione. Anche se spesso non intenzionali, questi errori possono avere un effetto cumulativo sostanziale sull’accuratezza dell’inventario e sulle prestazioni aziendali.

Gli errori amministrativi possono verificarsi in vari punti del processo di gestione dell’inventario. Ad esempio, l’inserimento errato dei dati durante la ricezione può portare a livelli di inventario sovrastimati, con conseguente potenziale esaurimento delle scorte. Al contrario, gli errori durante la spedizione potrebbero portare a un inventario sottostimato, causando riordini non necessari e un aumento dei costi di trasporto.

L’impatto di questi errori va oltre i conteggi imprecisi dell’inventario. Possono portare a un processo decisionale inadeguato, a un uso inefficiente dello spazio di stoccaggio e all’insoddisfazione dei clienti a causa di ordini non evasi o spedizioni ritardate. Inoltre, le frequenti discrepanze possono erodere la fiducia nel sistema di inventario, portando a controlli manuali dispendiosi in termini di tempo e a una ridotta efficienza operativa.

Soluzioni:

• Investi in un sistema di gestione dell’inventario affidabile che automatizza molti processi manuali.
• Implementa la tecnologia dei codici a barre o RFID per ridurre gli errori di inserimento manuale dei dati.
• Condurre sessioni di formazione regolari per il personale coinvolto nella gestione dell’inventario.
• Esegui regolarmente i conteggi dei cicli invece di fare affidamento esclusivamente sulle scorte annuali.
• Utilizzare sistemi in partita doppia per le transazioni di inventario critiche.
• Implementare procedure standardizzate per la ricezione, lo stoccaggio e la spedizione dell’inventario.
• Riconcilia regolarmente l’inventario fisico con i record digitali.
• Utilizza i dispositivi mobili per aggiornare l’inventario in tempo reale per ridurre al minimo ritardi ed errori.

4. Frode o errori del fornitore

A volte, il restringimento dell’inventario si verifica prima ancora che i prodotti raggiungano gli scaffali. Ciò può essere dovuto a frodi dei fornitori, come ordini con spedizioni brevi durante l’addebito di quantità complete, o semplici errori nella catena di approvvigionamento. Questi problemi possono essere particolarmente difficili da rilevare e risolvere, poiché si verificano al di fuori del tuo controllo diretto.

Le frodi dei fornitori possono assumere varie forme, dalla spedizione deliberata allo scoperto alla sostituzione di prodotti di qualità inferiore. Anche errori non intenzionali da parte del fornitore, come l’etichettatura errata o il conteggio errato, possono portare a significative discrepanze di inventario. Questi problemi non solo comportano perdite finanziarie dirette, ma possono anche interrompere le operazioni, portando a rotture di stock o scorte eccessive.

Gli effetti a catena delle frodi o degli errori dei fornitori possono essere sostanziali. Livelli di inventario imprecisi possono portare a decisioni di pianificazione sbagliate, influire sulla soddisfazione dei clienti a causa di ordini non evasi e mettere a dura prova le relazioni con i fornitori. Affrontare questi problemi richiede spesso indagini e riconciliazioni che richiedono tempo, con un ulteriore impatto sull’efficienza operativa.

Soluzioni:

• Implementa processi di ricezione rigorosi, inclusi conteggi approfonditi e controlli di qualità dell’inventario in entrata.
• Costruisci solide relazioni con i fornitori e stabilisci canali di comunicazione chiari.
• Controlla regolarmente le prestazioni dei fornitori e risolvi prontamente le discrepanze.
• Prendi in considerazione l’implementazione di sistemi di inventario gestiti dal fornitore per fornitori affidabili.
• Utilizza la tecnologia per tracciare le spedizioni e automatizzare i processi di ricezione, ove possibile.
• Implementa un sistema di scorecard dei fornitori per monitorare e migliorare le prestazioni dei fornitori.
• Conduci audit a sorpresa delle spedizioni in arrivo.
• Stabilisci termini contrattuali chiari con i fornitori in merito a carenze e discrepanze.

5. Frode sui resi

Le frodi sui resi stanno diventando una fonte sempre più significativa di contrazione delle scorte, soprattutto con la crescita dell’e-commerce. Comporta l’abuso del processo di reso per frodare i rivenditori, spesso con conseguenti perdite finanziarie e discrepanze di inventario.

L’impatto delle frodi sui resi va oltre la perdita immediata dell’articolo restituito in modo fraudolento. Può portare a livelli di inventario gonfiati, poiché gli articoli restituiti potrebbero non essere sempre riforniti immediatamente o potrebbero essere invendibili. Ciò può comportare un aumento dei costi di trasporto e potenziali ribassi su articoli danneggiati o usati.

Inoltre, le politiche di reso liberali, sebbene vantaggiose per la soddisfazione del cliente, possono inavvertitamente facilitare le frodi. Le aziende devono trovare un delicato equilibrio tra politiche a misura di cliente e protezione dagli abusi.

Tipi di frode sui resi:

• Restituzione di merce rubata per un rimborso
• “Wardrobing” o uso temporaneo (acquisto di un articolo, utilizzo e restituzione)
• Frode sugli scontrini
• Frode assistita dai dipendenti

Soluzioni:

• Implementa una solida politica di reso con termini e condizioni chiari.
• Richiedi le ricevute originali o la prova d’acquisto per i resi.
• Utilizza identificatori univoci sui prodotti per verificarne l’autenticità al momento della restituzione.
• Formare il personale per identificare i segni di frode sui resi.
• Implementa un sistema per tenere traccia dei modelli di reso dei clienti.
• Prendi in considerazione l’utilizzo delle tariffe di rifornimento per gli articoli aperti o gli articoli senza ricevute.
• Utilizza la tecnologia per convalidare le ricevute e tenere traccia dei numeri di serie.
• Implementa un’area separata e sicura per l’elaborazione dei resi.

6. Inefficienze operative

Processi operativi scadenti possono portare a perdite involontarie di inventario dovute a danni, deterioramento o smarrimento. Queste inefficienze possono verificarsi in vari punti della catena di approvvigionamento, dalla ricezione e stoccaggio al prelievo e alla spedizione. L’effetto cumulativo di queste inefficienze puo avere un impatto significativo sui profitti e sull’efficacia operativa di un’azienda.

Una delle forme piu comuni di inefficienza operativa e la gestione e lo stoccaggio impropri dell’inventario. Ciò può portare a danni al prodotto, che non solo si traduce in una perdita diretta dell’inventario, ma anche in una potenziale insoddisfazione del cliente se i prodotti danneggiati vengono spediti inavvertitamente. Per le aziende che trattano merci deperibili, una rotazione inefficiente dell’inventario puo portare a deterioramento e sprechi.

Lo smarrimento dell’inventario è un altro problema critico. Quando gli articoli non sono immagazzinati nelle posizioni designate o vengono registrati in modo errato nel sistema di inventario, può portare a un “inventario fantasma”, ovvero oggetti che appaiono nel sistema ma non possono essere localizzati fisicamente. Ciò può comportare esaurimenti di scorte, riordini non necessari e perdite di tempo nella ricerca di articoli fuori posto.

L’uso inefficiente dello spazio di archiviazione può esacerbare questi problemi. Magazzini o magazzini mal organizzati possono portare al sovraffollamento, rendendo difficile l’accesso all’inventario e aumentando il rischio di danni. Può anche rendere il conteggio delle scorte più impegnativo e dispendioso in termini di tempo, portando potenzialmente a più errori.

L’impatto di queste inefficienze va oltre la semplice perdita di inventario. Possono portare a un aumento dei costi del lavoro poiché il personale trascorre del tempo alla ricerca di articoli o alla gestione di discrepanze di inventario. La soddisfazione del cliente può risentirne a causa di ritardi o errori di spedizione. Inoltre, queste inefficienze possono creare un ambiente di lavoro stressante, portando potenzialmente a un maggiore turnover dei dipendenti.

Soluzioni:

• Ottimizza il layout del magazzino e i sistemi di stoccaggio per ridurre i danni e migliorare l’efficienza.
• Implementare procedure di movimentazione adeguate per gli articoli fragili o deperibili.
• Utilizza il software di gestione dell’inventario per tenere traccia delle date di scadenza e implementare  le pratiche FIFO (First In, First Out).
• Formare regolarmente il personale sulle corrette procedure di movimentazione e stoccaggio.
• Effettuare una manutenzione regolare delle strutture di stoccaggio e delle attrezzature.
• Implementare misure di controllo della qualità nelle varie fasi della gestione dell’inventario.
• Utilizzare una conservazione climatizzata per gli oggetti sensibili.
• Rivedere e ottimizzare regolarmente i processi operativi per ridurre le inefficienze.

7. Violazioni della sicurezza informatica

Il restringimento dell’inventario può verificarsi anche attraverso attacchi informatici che manipolano i dati dell’inventario o facilitano transazioni fraudolente.

Soluzioni:

• Implementa solide misure di sicurezza informatica per proteggere i sistemi di gestione dell’inventario.
• Aggiorna e applica regolarmente patch a tutti i sistemi software.
• Utilizza metodi di autenticazione avanzata per l’accesso ai sistemi di inventario.
• Forma i dipendenti sulle best practice di sicurezza informatica e sulla consapevolezza del phishing.
• Conduci controlli di sicurezza regolari dei tuoi sistemi digitali.
• Implementa la crittografia per i dati sensibili dell’inventario e delle transazioni.
• Disporre di un piano di risposta agli incidenti per potenziali violazioni informatiche.
• Prendi in considerazione l’assicurazione informatica per mitigare le potenziali perdite.

Piano d’azione per ridurre le differenze inventariali

1. Conduci un’analisi approfondita degli attuali tassi di contrazione dell’inventario e identifica le fonti di perdita più significative.
2. Implementa o aggiorna il tuo sistema di gestione dell’inventario per migliorare l’accuratezza e ridurre gli errori amministrativi.
3. Rivedi e migliora le tue misure di sicurezza, sia per la prevenzione dei furti in negozio che per la sicurezza del magazzino.
4. Sviluppa un programma completo di formazione dei dipendenti incentrato sulle migliori pratiche di gestione dell’inventario e sulla prevenzione delle perdite.
5. Stabilisci politiche e procedure chiare per tutti i processi relativi all’inventario, dalla ricezione alla gestione dei resi.
6. Implementa un programma di conteggio periodico regolare per rilevare tempestivamente le discrepanze.
7. Rivedi i tuoi accordi con i fornitori e implementa misure di controllo della qualità più rigorose per le spedizioni in entrata.
8. Prendi in considerazione la possibilità di riorganizzare le aree di stoccaggio per migliorare la visibilità e ridurre le opportunità di furto o smarrimento.
9. Implementa una solida strategia di sicurezza informatica per proteggere i dati del tuo inventario digitale.
10. Rivedi e aggiorna regolarmente le tue politiche di reso per prevenire le frodi.

Ottimizzazione dello stoccaggio per un migliore controllo
dell’inventario

Sebbene affrontare le cause alla radice delle differenze inventariali sia fondamentale, anche l’ottimizzazione delle soluzioni di stoccaggio può svolgere un ruolo significativo nella riduzione delle perdite. Sistemi di stoccaggio efficienti e ben organizzati possono migliorare la visibilità dell’inventario, ridurre gli errori e rendere più difficile l’accesso non autorizzato.

Prendi in considerazione l’implementazione di soluzioni di stoccaggio modulari e flessibili in grado di adattarsi alle mutevoli esigenze di inventario. Sistemi come la gamma PIX® di PALLITE offrono diversi vantaggi:

1. Visibilità migliorata: il design aperto consente un facile controllo visivo dei livelli delle scorte.
2. Configurazioni personalizzabili: adatta il tuo stoccaggio per adattarlo a dimensioni e quantità specifiche dei prodotti, riducendo gli errori di posizionamento errato.
3. Montaggio e riconfigurazione rapidi: modifica facilmente il layout di stoccaggio per adattarsi ai cambiamenti stagionali o alle nuove linee di prodotti.
4. Materiali sostenibili: l’edilizia ecologica è in linea con la crescente domanda dei consumatori di pratiche commerciali sostenibili.

Combinando efficaci strategie di prevenzione delle perdite con soluzioni di stoccaggio ottimizzate, è possibile ridurre significativamente le differenze inventariali e migliorare l’efficienza operativa complessiva. Ricorda, la chiave del successo è un’implementazione coerente e una revisione regolare delle pratiche di gestione dell’inventario.

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