Kurczenie się zapasów: 7 najczęstszych powodów, dla których tracisz zapasy + rozwiązania

Kurczenie się zapasów to ciągłe wyzwanie, które może znacząco wpłynąć na wyniki finansowe firmy. Odnosi się do utraty zapasów, której nie można rozliczyć za pomocą sprzedaży lub innych znanych czynników. Według ostatnich badań firmy tracą około 6% swoich całkowitych rocznych przychodów z powodu kurczenia się zapasów. Strata ta nie tylko wpływa na rentowność, ale może również prowadzić do wyczerpania zapasów, niezadowolenia klientów i nieefektywności operacyjnej. W tym przewodniku przyjrzymy się siedmiu najważniejszym przyczynom kurczenia się zapasów i przedstawimy praktyczne rozwiązania, które pomogą Ci zminimalizować te straty.

1. Kradzież pracownicza

Kradzieże pracownicze pozostają jedną z głównych przyczyn kurczenia się zapasów, odpowiadając za znaczną część strat w wielu firmach. To wewnętrzne zagrożenie może być szczególnie szkodliwe, ponieważ pracownicy często mają dogłębną wiedzę na temat systemów i procesów, co utrudnia wykrycie ich działań.

Skutki kradzieży dokonywanych przez pracowników wykraczają poza bezpośrednie straty finansowe. Może to podważyć zaufanie w organizacji, zaszkodzić morale i stworzyć kulturę podejrzliwości. Co więcej, czas i zasoby poświęcone na badanie i reagowanie na kradzieże pracowników mogą być znaczne, co dodatkowo wpływa na wydajność i rentowność firmy.

Kradzież pracowników może przybierać różne formy, od jawnej kradzieży towarów po bardziej subtelne metody, takie jak manipulowanie rekordami sprzedaży lub nadużywanie zniżek pracowniczych. Motywacje mogą być różne, począwszy od osobistych problemów finansowych, a skończywszy na poczuciu uprawnień lub postrzeganej niesprawiedliwości.

Formy kradzieży pracowniczej:

• Bezpośrednia kradzież towaru
• Fałszywa lub oszukańcza sprzedaż
• Nadużywanie zniżek pracowniczych
• Nieautoryzowane prezenty
• Zmowa z podmiotami zewnętrznymi

Rozwiązania:

• Wdrażaj solidne środki bezpieczeństwa, w tym kamery monitorujące i znaczniki bezpieczeństwa na przedmiotach o wysokiej wartości.
• Przeprowadzaj regularne, wyrywkowe audyty procesów inwentaryzacji i obsługi gotówki.
• Ustal jasne zasady dotyczące zakupów i rabatów dla pracowników i konsekwentnie je egzekwuj.
• Wspieraj pozytywne środowisko pracy, które zachęca pracowników do lojalności i etycznego zachowania.
• Wdrożenie anonimowego systemu zgłaszania podejrzanych działań przez pracowników w celu zgłaszania podejrzanych działań.
• Przeprowadź dokładne kontrole przeszłości podczas procesu rekrutacji.
• Edukuj pracowników na temat wpływu kurczenia się pracowników na firmę i ich własne bezpieczeństwo zatrudnienia.
• Korzystaj z zaawansowanych systemów POS, które wymagają zatwierdzenia przez menedżera w przypadku wysokich rabatów lub unieważnień.

2. Kradzieże sklepowe i kradzieże zewnętrzne

Kradzieże zewnętrzne, głównie poprzez kradzieże sklepowe, pozostają poważnym problemem dla firm detalicznych. Może również mieć wpływ na magazyny i centra dystrybucyjne poprzez kradzież ładunku lub włamanie. Krajowa Federacja Handlu Detalicznego szacuje, że kradzieże sklepowe odpowiadają za ponad 35% kurczenia się zapasów, co czyni je największym pojedynczym źródłem strat zapasów dla wielu sprzedawców detalicznych.

Skutki kradzieży sklepowych wykraczają poza natychmiastową utratę towarów. Może to prowadzić do wzrostu kosztów bezpieczeństwa, wyższych składek ubezpieczeniowych, a nawet wpłynąć na strategie cenowe, ponieważ firmy próbują odzyskać straty. Co więcej, środowiska o dużym natężeniu ruchu mogą tworzyć napiętą atmosferę zarówno dla personelu, jak i uczciwych klientów, potencjalnie wpływając na ogólne wrażenia z zakupów.

Złodzieje sklepowi stosują różne techniki, od prostego ukrywania po bardziej wyrafinowane metody, takie jak wymiana tagów lub używanie toreb wyłożonych folią w celu ominięcia systemów bezpieczeństwa. Wzrost zorganizowanej przestępczości detalicznej jeszcze bardziej skomplikował tę kwestię, ponieważ profesjonalni złodzieje obierają za cel przedmioty o wysokiej wartości w celu ich odsprzedaży.

Rozwiązania:

• Zainstaluj widoczne środki bezpieczeństwa, takie jak kamery i systemy elektronicznego nadzoru artykułów (EAS).
• Przeszkol personel w zakresie identyfikowania i radzenia sobie z potencjalnymi sytuacjami kradzieży sklepowych.
• Zoptymalizuj układy sklepów, aby zwiększyć widoczność i zmniejszyć martwe punkty.
• W przypadku magazynów należy wdrożyć ścisłą kontrolę dostępu i rozważyć skorzystanie z usług personelu ochrony.
• Używaj opakowań umożliwiających łatwe stwierdzenie manipulacji w przypadku przedmiotów o wysokiej wartości lub często kradzionych.
• Zaimplementuj technologię RFID do śledzenia zapasów w czasie rzeczywistym.
• Korzystaj z luster bezpieczeństwa i utrzymuj dobrą widoczność w całym sklepie.
• Rozważ zatrudnienie pracowników ochrony w cywilu w szczycie sezonu.

3. Błędy administracyjne

Błąd ludzki w zarządzaniu zapasami może prowadzić do znacznych rozbieżności. Obejmuje to błędy we wprowadzaniu danych, błędy w liczeniu podczas inwentaryzacji lub błędy w procesach odbioru i wysyłki. Chociaż błędy te są często niezamierzone, mogą mieć znaczący skumulowany wpływ na dokładność zapasów i wyniki biznesowe.

Błędy administracyjne mogą wystąpić na różnych etapach procesu zarządzania zapasami. Na przykład nieprawidłowe wprowadzanie danych podczas odbioru może prowadzić do zawyżonych poziomów zapasów, co może prowadzić do wyczerpania zapasów. I odwrotnie, błędy podczas wysyłki mogą prowadzić do zaniżenia zapasów, powodując niepotrzebne ponowne zamawianie i zwiększone koszty transportu.

Wpływ tych błędów wykracza poza niedokładne inwentaryzacje. Mogą one prowadzić do złego podejmowania decyzji, nieefektywnego wykorzystania przestrzeni magazynowej i niezadowolenia klientów z powodu niezrealizowanych zamówień lub opóźnionych wysyłek. Co więcej, częste rozbieżności mogą podważyć zaufanie do systemu inwentaryzacji, prowadząc do czasochłonnych kontroli ręcznych i zmniejszonej wydajności operacyjnej.

Rozwiązania:

• Zainwestuj w niezawodny system zarządzania zapasami, który automatyzuje wiele ręcznych procesów.
• Zaimplementuj technologię kodów kreskowych lub RFID, aby zmniejszyć liczbę błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych.
• Przeprowadzaj regularne szkolenia dla pracowników zajmujących się zarządzaniem zapasami.
• Wykonuj regularne inwentaryzacje cykliczne, zamiast polegać wyłącznie na corocznych inwentaryzacjach.
• Korzystaj z systemów podwójnego wprowadzania dla krytycznych transakcji magazynowych.
• Wdrażaj ustandaryzowane procedury przyjmowania, przechowywania i wysyłki zapasów.
• Regularnie uzgadniaj inwentaryzację z rejestrami cyfrowymi.
• Korzystaj z urządzeń mobilnych do aktualizacji zapasów w czasie rzeczywistym, aby zminimalizować opóźnienia i błędy.

4. Oszustwa lub błędy sprzedawcy

Czasami kurczenie się zapasów następuje, zanim produkty dotrą na półki. Może to być spowodowane oszustwami dostawców, takimi jak krótkie zamówienia wysyłkowe przy pobieraniu opłat za pełne ilości lub proste błędy w łańcuchu dostaw. Problemy te mogą być szczególnie trudne do wykrycia i rozwiązania, ponieważ występują poza Twoją bezpośrednią kontrolą.

Oszustwa sprzedawców mogą przybierać różne formy, od celowej krótkiej wysyłki po zastępowanie produktów o niższej jakości. Nawet niezamierzone błędy po stronie dostawcy, takie jak błędne etykietowanie lub błędne liczenie, mogą prowadzić do znacznych rozbieżności w zapasach. Problemy te skutkują nie tylko bezpośrednimi stratami finansowymi, ale mogą również zakłócić działalność, prowadząc do wyczerpania zapasów lub nadmiernych zapasów.

Skutki domina oszustw lub błędów dostawców mogą być znaczne. Niedokładne poziomy zapasów mogą prowadzić do złych decyzji planistycznych, wpływać na zadowolenie klientów z powodu niezrealizowanych zamówień i nadwyrężać relacje z dostawcami. Rozwiązanie tych problemów często wymaga czasochłonnych dochodzeń i uzgadniań, co dodatkowo wpływa na wydajność operacyjną.

Rozwiązania:

• Wdrażaj rygorystyczne procesy przyjęć, w tym dokładne liczenia i kontrole jakości przychodzących zapasów.
• Buduj silne relacje z dostawcami i ustal jasne kanały komunikacji.
• Regularnie kontroluj wydajność dostawców i szybko usuwaj rozbieżności.
• Rozważ wdrożenie systemów zapasów zarządzanych przez dostawców dla zaufanych dostawców.
• Korzystaj z technologii do śledzenia przesyłek i automatyzuj procesy odbioru tam, gdzie to możliwe.
• Zaimplementuj system kart wyników dostawców, aby śledzić i poprawiać wydajność dostawców.
• Przeprowadzaj niespodziewane audyty przychodzących przesyłek.
• Ustal jasne warunki umowne z dostawcami dotyczące braków i rozbieżności.

5. Oszustwo związane ze zwrotami

Oszustwa związane ze zwrotami stają się coraz bardziej znaczącym źródłem kurczenia się zapasów, zwłaszcza wraz z rozwojem handlu elektronicznego. Polega ona na nadużywaniu procesu zwrotu w celu oszukania sprzedawców detalicznych, co często skutkuje zarówno stratami finansowymi, jak i rozbieżnościami w zapasach.

Skutki oszustw związanych ze zwrotem wykraczają poza natychmiastową utratę oszukańczo zwróconego przedmiotu. Może to prowadzić do zawyżonych poziomów zapasów, ponieważ zwracane produkty nie zawsze mogą być natychmiast uzupełnione lub mogą nie nadawać się do sprzedaży. Może to skutkować zwiększonymi kosztami utrzymania i potencjalnymi przecenami na uszkodzone lub używane przedmioty.

Co więcej, liberalna polityka zwrotów, choć korzystna dla zadowolenia klientów, może nieumyślnie ułatwić oszustwa. Firmy muszą zachować delikatną równowagę między przyjazną dla klienta polityką a ochroną przed nadużyciami.

Rodzaje oszustw związanych ze zwrotami:

• Zwrot skradzionego towaru w celu uzyskania zwrotu pieniędzy
• “Wardrobing” lub tymczasowe użycie (kupowanie przedmiotu, używanie go i zwracanie)
• Oszustwa związane z paragonami
• Oszustwa wspomagane przez pracowników

Rozwiązania:

• Wdrażaj solidną politykę zwrotów z jasnymi warunkami.
• W przypadku zwrotów wymagaj oryginalnych paragonów lub dowodu zakupu.
• Używaj unikalnych identyfikatorów na produktach, aby zweryfikować ich autentyczność po zwrocie.
• Przeszkol personel w zakresie rozpoznawania oznak oszustw związanych ze zwrotami.
• Zaimplementuj system do śledzenia wzorców zwrotów od klientów.
• Rozważ skorzystanie z opłat za uzupełnienie zapasów dla otwartych przedmiotów lub przedmiotów bez paragonów.
• Korzystaj z technologii do sprawdzania poprawności paragonów i śledzenia numerów seryjnych.
• Zaimplementuj wydzielony, bezpieczny obszar do przetwarzania zwrotów.

6. Nieefektywność operacyjna

Nieprawidłowe procesy operacyjne mogą prowadzić do niezamierzonej utraty zapasów w wyniku uszkodzenia, zepsucia lub zgubienia. Te nieefektywności mogą wystąpić w różnych punktach łańcucha dostaw, od odbioru i magazynowania po kompletację i wysyłkę. Skumulowany efekt tych nieefektywności może znacząco wpłynąć na wynik finansowy firmy i efektywność operacyjną.

Jedną z najczęstszych form nieefektywności operacyjnej jest niewłaściwe obchodzenie się z zapasami i ich przechowywanie. Może to prowadzić do uszkodzenia produktu, co skutkuje nie tylko bezpośrednią utratą zapasów, ale także potencjalnym niezadowoleniem klientów, jeśli uszkodzone produkty zostaną przypadkowo wysłane. W przypadku firm zajmujących się towarami łatwo psującymi się nieefektywna rotacja zapasów może prowadzić do psucia się i marnotrawstwa.

Kolejną krytyczną kwestią jest niewłaściwe rozmieszczenie zapasów. Gdy przedmioty nie są przechowywane w wyznaczonych lokalizacjach lub są nieprawidłowo rejestrowane w systemie ekwipunku, może to prowadzić do “inwentaryzacji fantomowej” – przedmiotów, które pojawiają się w systemie, ale nie można ich fizycznie zlokalizować. Może to skutkować wyczerpaniem zapasów, niepotrzebnymi ponownymi zamówieniami i stratą czasu na szukanie zagubionych przedmiotów.

Nieefektywne wykorzystanie przestrzeni dyskowej może pogłębić te problemy. Źle zorganizowane magazyny lub magazyny mogą prowadzić do przepełnienia, utrudniając dostęp do zapasów i zwiększając ryzyko ich uszkodzenia. Może to również sprawić, że inwentaryzacja zapasów będzie trudniejsza i bardziej czasochłonna, co może prowadzić do większej liczby błędów.

Wpływ tej nieefektywności wykracza poza samą utratę zapasów. Mogą one prowadzić do wzrostu kosztów pracy, ponieważ pracownicy spędzają czas na poszukiwaniu artykułów lub radzeniu sobie z rozbieżnościami w zapasach. Zadowolenie klienta może ucierpieć z powodu opóźnień w wysyłce lub błędów. Co więcej, te nieefektywności mogą tworzyć stresujące środowisko pracy, potencjalnie prowadząc do większej rotacji pracowników.

Rozwiązania:

• Zoptymalizuj układ magazynu i systemy magazynowania, aby zmniejszyć uszkodzenia i poprawić wydajność.
• Wdrożenie odpowiednich procedur postępowania z artykułami delikatnymi lub łatwo psującymi się.
• Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zapasami, aby śledzić daty wygaśnięcia i wdrażać  praktyki FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło).
• Regularnie szkol personel w zakresie prawidłowych procedur obchodzenia się z produktem i przechowywania.
• Przeprowadzaj regularną konserwację pomieszczeń i urządzeń magazynowych.
• Wdrażaj środki kontroli jakości na różnych etapach obsługi zapasów.
• Używaj klimatyzowanego przechowywania wrażliwych przedmiotów.
• Regularnie przeglądaj i optymalizuj procesy operacyjne w celu zmniejszenia nieefektywności.

7. Naruszenia bezpieczeństwa cybernetycznego

Kurczenie się zapasów może również nastąpić w wyniku cyberataków, które manipulują danymi inwentaryzacyjnymi lub ułatwiają nieuczciwe transakcje.

Rozwiązania:

• Wdrażaj solidne środki bezpieczeństwa cybernetycznego w celu ochrony systemów zarządzania zapasami.
• Regularnie aktualizuj i łataj wszystkie systemy oprogramowania.
• Używaj silnych metod uwierzytelniania w celu uzyskania dostępu do systemów inwentaryzacji.
• Przeszkol pracowników w zakresie najlepszych praktyk w zakresie cyberbezpieczeństwa i świadomości na temat phishingu.
• Przeprowadzaj regularne audyty bezpieczeństwa swoich systemów cyfrowych.
• Zaimplementuj szyfrowanie dla poufnych danych inwentaryzacyjnych i transakcji.
• Przygotuj plan reagowania na incydenty na wypadek potencjalnych naruszeń cybernetycznych.
• Rozważ ubezpieczenie cybernetyczne, aby zminimalizować potencjalne straty.

Plan działania mający na celu zmniejszenie kurczenia się zapasów

1. Przeprowadź dokładną analizę obecnych wskaźników kurczenia się zapasów i zidentyfikuj najważniejsze źródła strat.
2. Wdrażaj lub aktualizuj system zarządzania zapasami, aby poprawić dokładność i zmniejszyć liczbę błędów administracyjnych.
3. Przejrzyj i ulepsz swoje środki bezpieczeństwa, zarówno w zakresie zapobiegania kradzieżom w sklepie, jak i bezpieczeństwa magazynu.
4. Opracuj kompleksowy program szkoleniowy dla pracowników skoncentrowany na najlepszych praktykach zarządzania zapasami i zapobieganiu stratom.
5. Ustal jasne zasady i procedury dla wszystkich procesów związanych z zapasami, od przyjęcia po zarządzanie zwrotami.
6. Zaimplementuj regularny program inwentaryzacji ciągłej, aby wcześnie wychwycić rozbieżności.
7. Przejrzyj umowy z dostawcami i wprowadź bardziej rygorystyczne środki kontroli jakości dla przesyłek przychodzących.
8. Rozważ reorganizację obszarów magazynowych, aby poprawić widoczność i zmniejszyć możliwości kradzieży lub zagubienia.
9. Wdróż solidną strategię cyberbezpieczeństwa, aby chronić swoje cyfrowe dane inwentaryzacyjne.
10. Regularnie sprawdzaj i aktualizuj swoje zasady zwrotów, aby zapobiec oszustwom.

Optymalizacja pamięci masowej w celu lepszej kontroli
zapasów

Chociaż zajęcie się podstawowymi przyczynami kurczenia się zapasów ma kluczowe znaczenie, optymalizacja rozwiązań magazynowych może również odegrać znaczącą rolę w ograniczaniu strat. Wydajne, dobrze zorganizowane systemy magazynowe mogą poprawić widoczność zapasów, zmniejszyć liczbę błędów i utrudnić nieautoryzowany dostęp.

Rozważ wdrożenie modułowych, elastycznych rozwiązań pamięci masowej, które można dostosować do zmieniających się potrzeb w zakresie zapasów. Systemy takie jak seria PIX® firmy PALLITE mają kilka zalet:

1. Lepsza widoczność: otwarta konstrukcja pozwala na łatwą wizualną kontrolę poziomu zapasów.
2. Konfigurowalne konfiguracje: Dostosuj swoją pamięć masową do określonych rozmiarów i ilości produktów, zmniejszając liczbę błędów związanych z niewłaściwym rozmieszczeniem.
3. Szybki montaż i rekonfiguracja: Łatwo modyfikuj układ magazynu, aby dostosować go do zmian sezonowych lub nowych linii produktów.
4. Zrównoważone materiały: Ekologiczne budownictwo jest zgodne z rosnącym zapotrzebowaniem konsumentów na zrównoważone praktyki biznesowe.

Łącząc skuteczne strategie zapobiegania stratom ze zoptymalizowanymi rozwiązaniami w zakresie magazynowania, można znacznie zmniejszyć kurczenie się zapasów i poprawić ogólną wydajność operacyjną. Pamiętaj, że kluczem do sukcesu jest konsekwentne wdrażanie i regularny przegląd praktyk zarządzania zapasami.

Gotowy, aby przenieść zarządzanie zapasami na wyższy poziom? Dowiedz się, w jaki sposób innowacyjne rozwiązania magazynowe PALLITE mogą pomóc w zmniejszeniu strat i optymalizacji operacji. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o naszych produktach i korzyściach, jakie mogą przynieść Twojej firmie.