Voorraadkrimp: 7 veelvoorkomende redenen waarom u voorraad verliest + oplossingen

Voorraadkrimp is een aanhoudende uitdaging die een aanzienlijke impact kan hebben op de bedrijfsresultaten. Het verwijst naar het verlies van voorraad dat niet kan worden verklaard door verkopen of andere bekende factoren. Volgens recente studies verliezen bedrijven naar schatting 6% van hun totale jaaromzet als gevolg van voorraadkrimp. Dit verlies heeft niet alleen gevolgen voor de winstgevendheid, maar kan ook leiden tot voorraadtekorten, ontevredenheid bij klanten en operationele inefficiënties. In deze gids onderzoeken we de zeven belangrijkste redenen voor voorraadkrimp en bieden we bruikbare oplossingen om u te helpen deze verliezen te minimaliseren.

1. Diefstal door werknemers

Diefstal door werknemers blijft een van de belangrijkste oorzaken van voorraadkrimp en is in veel bedrijven verantwoordelijk voor een aanzienlijk deel van de verliezen. Deze interne dreiging kan bijzonder schadelijk zijn, aangezien werknemers vaak een grondige kennis hebben van systemen en processen, waardoor hun acties moeilijker te detecteren zijn.

De impact van diefstal door werknemers gaat verder dan het directe financiële verlies. Het kan het vertrouwen binnen de organisatie aantasten, het moreel schaden en een cultuur van achterdocht creëren. Bovendien kunnen de tijd en middelen die worden besteed aan het onderzoeken en aanpakken van diefstal door werknemers aanzienlijk zijn, wat een verdere impact heeft op de efficiëntie en winstgevendheid van het bedrijf.

Diefstal door werknemers kan vele vormen aannemen, van het ronduit stelen van goederen tot subtielere methoden zoals het manipuleren van verkoopgegevens of het misbruiken van personeelskortingen. De motivaties kunnen variëren, variërend van persoonlijke financiële problemen tot een gevoel van recht of waargenomen onrechtvaardigheid.

Vormen van diefstal door werknemers:

• Directe diefstal van goederen
• Valse of frauduleuze verkopen
• Misbruik van personeelskortingen
• Ongeoorloofde weggeefacties
• Samenspanning met externe partijen

Oplossingen:

• Implementeer robuuste beveiligingsmaatregelen, waaronder bewakingscamera’s en beveiligingstags op waardevolle items.
• Voer regelmatige, willekeurige audits uit van voorraad- en geldverwerkingsprocessen.
• Stel een duidelijk beleid op voor aankopen en kortingen van werknemers en handhaaf dit consequent.
• Bevorder een positieve werkomgeving die loyaliteit en ethisch gedrag van werknemers aanmoedigt.
• Implementeer een anoniem meldingssysteem voor werknemers om verdachte activiteiten te melden.
• Voer grondige antecedentenonderzoeken uit tijdens het wervingsproces.
• Informeer werknemers over de impact van krimp op het bedrijf en hun eigen werkzekerheid.
• Gebruik geavanceerde POS-systemen die goedkeuring van de manager vereisen voor hoge kortingen of annuleringen.

2. Winkeldiefstal en diefstal van buitenaf

Externe diefstal, voornamelijk door winkeldiefstal, blijft een belangrijk punt van zorg voor detailhandelsbedrijven. Het kan ook gevolgen hebben voor magazijnen en distributiecentra door diefstal of inbraak van vracht. De National Retail Federation schat dat winkeldiefstal verantwoordelijk is voor meer dan 35% van de voorraadkrimp, waardoor het voor veel retailers de grootste bron van voorraadverlies is.

De effecten van winkeldiefstal reiken verder dan het onmiddellijke verlies van koopwaar. Het kan leiden tot hogere beveiligingskosten, hogere verzekeringspremies en zelfs van invloed zijn op prijsstrategieën wanneer bedrijven proberen verliezen terug te verdienen. Bovendien kunnen omgevingen met veel krimp een gespannen sfeer creëren voor zowel personeel als eerlijke klanten, wat mogelijk van invloed kan zijn op de algehele winkelervaring.

Winkeldieven gebruiken verschillende technieken, van eenvoudige verhulling tot meer geavanceerde methoden zoals het verwisselen van tags of het gebruik van met folie beklede tassen om beveiligingssystemen te omzeilen. De opkomst van georganiseerde winkelcriminaliteit heeft het probleem nog ingewikkelder gemaakt, waarbij professionele dieven zich richten op hoogwaardige artikelen voor wederverkoop.

Oplossingen:

• Installeer zichtbare beveiligingsmaatregelen zoals camera’s en elektronische artikelbewakingssystemen (EAS).
• Train het personeel in het herkennen van en omgaan met mogelijke winkeldiefstalsituaties.
• Optimaliseer winkellay-outs om de zichtbaarheid te vergroten en dode hoeken te verminderen.
• Implementeer voor magazijnen strikte toegangscontroles en overweeg het gebruik van beveiligingspersoneel.
• Gebruik een verzegelde verpakking voor waardevolle of vaak gestolen artikelen.
• Implementeer RFID-technologie voor het realtime volgen van de voorraad.
• Gebruik veiligheidsspiegels en zorg voor duidelijke zichtlijnen door de hele winkel.
• Overweeg om tijdens het hoogseizoen beveiligingspersoneel in burger in te huren.

3. Administratieve fouten

Menselijke fouten in het voorraadbeheer kunnen tot aanzienlijke discrepanties leiden. Dit omvat fouten bij het invoeren van gegevens, verkeerd tellen tijdens inventarisaties of fouten in ontvangst- en verzendprocessen. Hoewel deze fouten vaak onbedoeld zijn, kunnen ze een aanzienlijk cumulatief effect hebben op de nauwkeurigheid van de voorraad en de bedrijfsprestaties.

Administratieve fouten kunnen op verschillende punten in het voorraadbeheerproces voorkomen. Onjuiste gegevensinvoer tijdens de ontvangst kan bijvoorbeeld leiden tot te hoge voorraadniveaus, wat mogelijk kan leiden tot voorraadtekorten. Omgekeerd kunnen fouten tijdens de verzending leiden tot een te lage voorraad, wat leidt tot onnodig nabestellen en hogere transportkosten.

De impact van deze fouten gaat verder dan alleen onnauwkeurige voorraadtellingen. Ze kunnen leiden tot slechte besluitvorming, inefficiënt gebruik van opslagruimte en ontevredenheid van klanten als gevolg van onvervulde bestellingen of vertraagde verzendingen. Bovendien kunnen frequente discrepanties het vertrouwen in het voorraadsysteem aantasten, wat leidt tot tijdrovende handmatige controles en verminderde operationele efficiëntie.

Oplossingen:

• Investeer in een betrouwbaar voorraadbeheersysteem dat veel handmatige processen automatiseert.
• Implementeer barcode- of RFID-technologie om fouten bij handmatige gegevensinvoer te verminderen.
• Voer regelmatig trainingssessies uit voor personeel dat betrokken is bij voorraadbeheer.
• Voer regelmatig cyclustellingen uit in plaats van alleen te vertrouwen op jaarlijkse inventarisaties.
• Gebruik systemen voor dubbel boekhouden voor kritieke voorraadtransacties.
• Implementeer gestandaardiseerde procedures voor het ontvangen, opslaan en verzenden van voorraad.
• Stem de fysieke inventaris regelmatig af op digitale dossiers.
• Gebruik mobiele apparaten voor realtime voorraadupdates om vertragingen en fouten tot een minimum te beperken.

4. Fraude of fouten van leveranciers

Soms treedt voorraadkrimp op voordat producten zelfs maar in uw schappen liggen. Dit kan te wijten zijn aan leveranciersfraude, zoals bestellingen met korte verzending terwijl volledige hoeveelheden in rekening worden gebracht, of eenvoudige fouten in de toeleveringsketen. Deze problemen kunnen bijzonder uitdagend zijn om op te sporen en aan te pakken, omdat ze zich voordoen buiten uw directe controle.

Leveranciersfraude kan verschillende vormen aannemen, van opzettelijke korte verzending tot het vervangen van producten van mindere kwaliteit. Zelfs onbedoelde fouten van de kant van de leverancier, zoals verkeerde etikettering of verkeerde telling, kunnen leiden tot aanzienlijke voorraadverschillen. Deze problemen leiden niet alleen tot directe financiële verliezen, maar kunnen ook de bedrijfsvoering verstoren, wat leidt tot voorraadtekorten of overbevoorrading.

De domino-effecten van leveranciersfraude of fouten kunnen aanzienlijk zijn. Onnauwkeurige voorraadniveaus kunnen leiden tot slechte planningsbeslissingen, de klanttevredenheid beïnvloeden als gevolg van onvervulde bestellingen en de relaties met leveranciers onder druk zetten. Het aanpakken van deze problemen vereist vaak tijdrovende onderzoeken en afstemmingen, wat de operationele efficiëntie verder beïnvloedt.

Oplossingen:

• Implementeer rigoureuze ontvangstprocessen, waaronder grondige tellingen en kwaliteitscontroles van inkomende voorraad.
• Bouw sterke relaties op met leveranciers en zet duidelijke communicatiekanalen op.
• Controleer regelmatig de prestaties van leveranciers en pak discrepanties snel aan.
• Overweeg om door leveranciers beheerde voorraadsystemen te implementeren voor vertrouwde leveranciers.
• Gebruik technologie om zendingen te volgen en ontvangstprocessen waar mogelijk te automatiseren.
• Implementeer een scorekaartsysteem voor leveranciers om de prestaties van leveranciers bij te houden en te verbeteren.
• Voer onaangekondigde audits uit van inkomende zendingen.
• Stel duidelijke contractuele voorwaarden op met leveranciers met betrekking tot tekorten en discrepanties.

5. Fraude met retourzendingen

Retourfraude wordt een steeds belangrijkere bron van voorraadkrimp, vooral met de groei van e-commerce. Het gaat om het misbruik van het retourproces om retailers te bedriegen, wat vaak resulteert in zowel financiële verliezen als voorraadverschillen.

De impact van retourfraude gaat verder dan het onmiddellijke verlies van het frauduleus geretourneerde artikel. Het kan leiden tot opgeblazen voorraadniveaus, omdat geretourneerde artikelen niet altijd onmiddellijk worden aangevuld of onverkoopbaar zijn. Dit kan leiden tot hogere transportkosten en mogelijke prijsverlagingen op beschadigde of gebruikte artikelen.

Bovendien kan een liberaal retourbeleid, hoewel gunstig voor de klanttevredenheid, onbedoeld fraude in de hand werken. Bedrijven moeten een delicaat evenwicht vinden tussen klantvriendelijk beleid en zichzelf beschermen tegen misbruik.

Soorten retourfraude:

• Gestolen goederen terugsturen voor een terugbetaling
• “Wardrobing” of tijdelijk gebruik (een artikel kopen, gebruiken en retourneren)
• Fraude met bonnen
• Fraude met hulp van werknemers

Oplossingen:

• Implementeer een robuust retourbeleid met duidelijke voorwaarden.
• Vereist originele bonnen of aankoopbewijzen voor retourzendingen.
• Gebruik unieke identificatiegegevens op producten om hun authenticiteit bij retournering te verifiëren.
• Train het personeel om tekenen van retourfraude te herkennen.
• Implementeer een systeem om retourpatronen van klanten te volgen.
• Overweeg om herbevoorradingskosten te gebruiken voor geopende artikelen of artikelen zonder bonnen.
• Gebruik technologie om bonnen te valideren en serienummers bij te houden.
• Implementeer een aparte, beveiligde ruimte voor het verwerken van retourzendingen.

6. Operationele inefficiënties

Slechte operationele processen kunnen leiden tot onbedoeld voorraadverlies door schade, bederf of verkeerde plaatsing. Deze inefficiënties kunnen zich op verschillende punten in de toeleveringsketen voordoen, van ontvangst en opslag tot picking en verzending. Het cumulatieve effect van deze inefficiënties kan een aanzienlijke impact hebben op de bedrijfsresultaten en de operationele effectiviteit van een bedrijf.

Een van de meest voorkomende vormen van operationele inefficiëntie is onjuiste behandeling en opslag van voorraad. Dit kan leiden tot productschade, wat niet alleen leidt tot direct voorraadverlies, maar ook tot mogelijke ontevredenheid van de klant als beschadigde producten per ongeluk worden verzonden. Voor bedrijven die te maken hebben met bederfelijke goederen, kan inefficiënte voorraadrotatie leiden tot bederf en verspilling.

Verkeerde plaatsing van de voorraad is een ander kritiek probleem. Wanneer items niet op de daarvoor bestemde locaties worden opgeslagen of onjuist zijn geregistreerd in het inventarisatiesysteem, kan dit leiden tot “fantoominventaris” – items die in het systeem verschijnen maar niet fysiek kunnen worden gelokaliseerd. Dit kan leiden tot voorraadtekorten, onnodige nabestellingen en tijdverspilling bij het zoeken naar zoekgeraakte artikelen.

Inefficiënt gebruik van opslagruimte kan deze problemen verergeren. Slecht georganiseerde magazijnen of magazijnen kunnen leiden tot overbevolking, waardoor het moeilijk wordt om toegang te krijgen tot de voorraad en het risico op schade toeneemt. Het kan voorraadtellingen ook uitdagender en tijdrovender maken, wat mogelijk tot meer fouten kan leiden.

De impact van deze inefficiënties gaat verder dan alleen voorraadverlies. Ze kunnen leiden tot hogere arbeidskosten omdat het personeel tijd besteedt aan het zoeken naar artikelen of het omgaan met voorraadverschillen. Klanttevredenheid kan lijden onder vertragingen of fouten in de verzending. Bovendien kunnen deze inefficiënties een stressvolle werkomgeving creëren, wat mogelijk kan leiden tot een hoger personeelsverloop.

Oplossingen:

• Optimaliseer de indeling van magazijnen en opslagsystemen om schade te verminderen en de efficiëntie te verbeteren.
• Implementeer de juiste behandelingsprocedures voor breekbare of bederfelijke artikelen.
• Gebruik voorraadbeheersoftware om vervaldatums bij te houden en FIFO-praktijken (First In, First Out) te implementeren  .
• Train het personeel regelmatig in de juiste hanterings- en opslagprocedures.
• Voer regelmatig onderhoud uit aan opslagfaciliteiten en apparatuur.
• Implementeer kwaliteitscontrolemaatregelen in verschillende stadia van voorraadbeheer.
• Gebruik geklimatiseerde opslag voor gevoelige items.
• Evalueer en optimaliseer regelmatig operationele processen om inefficiënties te verminderen.

7. Inbreuken op de cyberbeveiliging

Voorraadkrimp kan ook optreden door cyberaanvallen die voorraadgegevens manipuleren of frauduleuze transacties mogelijk maken.

Oplossingen:

• Implementeer robuuste cyberbeveiligingsmaatregelen om voorraadbeheersystemen te beschermen.
• Werk alle softwaresystemen regelmatig bij en patch ze.
• Gebruik sterke authenticatiemethoden voor toegang tot voorraadsystemen.
• Train werknemers op het gebied van best practices op het gebied van cyberbeveiliging en bewustzijn van phishing.
• Voer regelmatig beveiligingsaudits uit van uw digitale systemen.
• Implementeer versleuteling voor gevoelige voorraad- en transactiegegevens.
• Zorg voor een incidentresponsplan voor mogelijke cyberinbreuken.
• Overweeg een cyberverzekering om mogelijke verliezen te beperken.

Actieplan om voorraadkrimp te verminderen

1. Voer een grondige analyse uit van uw huidige voorraadkrimppercentages en identificeer de belangrijkste bronnen van verlies.
2. Implementeer of upgrade uw voorraadbeheersysteem om de nauwkeurigheid te verbeteren en administratieve fouten te verminderen.
3. Herzie en verbeter uw beveiligingsmaatregelen, zowel voor diefstalpreventie in de winkel als voor magazijnbeveiliging.
4. Ontwikkel een uitgebreid trainingsprogramma voor werknemers dat gericht is op best practices voor voorraadbeheer en verliespreventie.
5. Stel duidelijke beleidsregels en procedures op voor alle voorraadgerelateerde processen, van ontvangst tot retourbeheer.
6. Implementeer een regelmatig programma voor het tellen van cycli om afwijkingen in een vroeg stadium op te sporen.
7. Bekijk uw leveranciersovereenkomsten en implementeer strengere kwaliteitscontrolemaatregelen voor inkomende zendingen.
8. Overweeg om uw opslagruimtes te reorganiseren om de zichtbaarheid te verbeteren en de kans op diefstal of misplaatsing te verkleinen.
9. Implementeer een robuuste cyberbeveiligingsstrategie om uw digitale voorraadgegevens te beschermen.
10. Controleer en update regelmatig uw retourbeleid om fraude te voorkomen.

Optimaliseer uw opslag voor een beter voorraadbeheer

Hoewel het aanpakken van de hoofdoorzaken van voorraadkrimp cruciaal is, kan het optimaliseren van uw opslagoplossingen ook een belangrijke rol spelen bij het verminderen van verliezen. Efficiënte, goed georganiseerde opslagsystemen kunnen de zichtbaarheid van de voorraad verbeteren, fouten verminderen en ongeoorloofde toegang bemoeilijken.

Overweeg om modulaire, flexibele opslagoplossingen te implementeren die zich kunnen aanpassen aan uw veranderende voorraadbehoeften. Systemen zoals het PIX-assortiment® van PALLITE bieden verschillende voordelen:

1. Verbeterde zichtbaarheid: Open ontwerp maakt eenvoudige visuele controles van voorraadniveaus mogelijk.
2. Aanpasbare configuraties: Pas uw opslag aan specifieke productgroottes en -hoeveelheden aan, waardoor misplaatsingsfouten worden verminderd.
3. Snelle montage en herconfiguratie: Pas uw opslagindeling eenvoudig aan om seizoensveranderingen of nieuwe productlijnen op te vangen.
4. Duurzame materialen: Milieuvriendelijk bouwen sluit aan bij de groeiende vraag van de consument naar duurzame bedrijfspraktijken.

Door effectieve verliespreventiestrategieën te combineren met geoptimaliseerde opslagoplossingen, kunt u de inkrimping van de voorraad aanzienlijk verminderen en uw algehele operationele efficiëntie verbeteren. Onthoud dat de sleutel tot succes een consistente implementatie en regelmatige herziening van uw voorraadbeheerpraktijken is.

Klaar om je voorraadbeheer naar een hoger niveau te tillen? Ontdek hoe de innovatieve opslagoplossingen van PALLITE u kunnen helpen derving te verminderen en uw activiteiten te optimaliseren.Neem vandaag nog  contact met ons op voor meer informatie over onze producten en hoe ze uw bedrijf ten goede kunnen komen.