Reducción de inventario: 7 razones comunes por las que está perdiendo inventario + soluciones

La merma de inventario es un desafío persistente que puede afectar significativamente los resultados de una empresa. Se refiere a la pérdida de inventario que no se puede contabilizar a través de las ventas u otros factores conocidos. Según estudios recientes, las empresas pierden aproximadamente el 6% de sus ingresos anuales totales debido a la merma de inventario. Esta pérdida no solo afecta a la rentabilidad, sino que también puede provocar desabastecimientos, insatisfacción de los clientes e ineficiencias operativas. En esta guía, exploraremos las siete razones principales de la merma de inventario y proporcionaremos soluciones prácticas para ayudarte a minimizar estas pérdidas.

1. Robo de empleados

El robo de empleados sigue siendo una de las principales causas de la merma de inventario, lo que representa una parte significativa de las pérdidas en muchas empresas. Esta amenaza interna puede ser particularmente dañina, ya que los empleados a menudo tienen un conocimiento íntimo de los sistemas y procesos, lo que hace que sus acciones sean más difíciles de detectar.

El impacto del robo de empleados va más allá de la pérdida financiera inmediata. Puede erosionar la confianza dentro de la organización, dañar la moral y crear una cultura de sospecha. Además, el tiempo y los recursos dedicados a investigar y abordar el robo de empleados pueden ser sustanciales, lo que repercute aún más en la eficiencia y rentabilidad de la empresa.

El robo de empleados puede tomar muchas formas, desde el robo directo de mercancía hasta métodos más sutiles como la manipulación de los registros de ventas o el abuso de los descuentos de los empleados. Las motivaciones pueden variar, desde luchas financieras personales hasta un sentido de derecho o injusticia percibida.

Formas de Robo de Empleados:

• Robo directo de mercancía
• Ventas falsas o fraudulentas
• Uso indebido de los descuentos para empleados
• Obsequios no autorizados
• Colusión con partes externas

Soluciones:

• Implemente medidas de seguridad sólidas, incluidas cámaras de vigilancia y etiquetas de seguridad en artículos de alto valor.
• Realizar auditorías periódicas y aleatorias de los procesos de inventario y manejo de efectivo.
• Establezca políticas claras sobre las compras y descuentos de los empleados, y hágalas cumplir de manera coherente.
• Fomentar un ambiente de trabajo positivo que fomente la lealtad de los empleados y el comportamiento ético.
• Implemente un sistema de informes anónimos para que los empleados informen sobre actividades sospechosas.
• Realice verificaciones de antecedentes exhaustivas durante el proceso de contratación.
• Educar a los empleados sobre el impacto de la merma en la empresa y su propia seguridad laboral.
• Utilice sistemas de punto de venta avanzados que requieran la aprobación del gerente para grandes descuentos o anulaciones.

2. Hurto y robo externo

El robo externo, principalmente a través del hurto en tiendas, sigue siendo una preocupación importante para las empresas minoristas. También puede afectar a los almacenes y centros de distribución a través de robos o allanamientos de carga. La Federación Nacional de Minoristas estima que el hurto en tiendas representa más del 35% de la merma de inventario, lo que lo convierte en la mayor fuente de pérdida de inventario para muchos minoristas.

Los efectos del hurto en tiendas se extienden más allá de la pérdida inmediata de la mercancía. Puede provocar un aumento de los costes de seguridad, primas de seguro más altas e incluso afectar a las estrategias de precios a medida que las empresas intentan recuperar las pérdidas. Además, los entornos de alta contracción pueden crear un ambiente tenso tanto para el personal como para los clientes honestos, lo que puede afectar la experiencia de compra en general.

Los ladrones emplean varias técnicas, desde el simple ocultamiento hasta métodos más sofisticados como el intercambio de etiquetas o el uso de bolsas forradas con papel de aluminio para eludir los sistemas de seguridad. El aumento de la delincuencia organizada en el comercio minorista ha complicado aún más el problema, ya que los ladrones profesionales buscan artículos de alto valor para revenderlos.

Soluciones:

• Instale medidas de seguridad visibles como cámaras y sistemas de vigilancia electrónica de artículos (EAS).
• Capacite al personal sobre cómo identificar y manejar posibles situaciones de hurto en tiendas.
• Optimiza la distribución de las tiendas para aumentar la visibilidad y reducir los puntos ciegos.
• En el caso de los almacenes, implemente controles de acceso estrictos y considere la posibilidad de utilizar personal de seguridad.
• Use empaques a prueba de manipulaciones para artículos de alto valor o robados con frecuencia.
• Implemente la tecnología RFID para el seguimiento en tiempo real del inventario.
• Use espejos de seguridad y mantenga líneas de visión claras en toda la tienda.
• Considere la posibilidad de contratar personal de seguridad vestido de civil durante las temporadas altas.

3. Errores administrativos

El error humano en la gestion de inventario puede dar lugar a discrepancias significativas. Esto incluye errores en la entrada de datos, errores de conteo durante las mediciones o errores en los procesos de recepción y envío. Aunque a menudo no son intencionados, estos errores pueden tener un efecto acumulativo sustancial en la precisión del inventario y el rendimiento empresarial.

Los errores administrativos pueden ocurrir en varios puntos del proceso de gestión de inventario. Por ejemplo, la entrada incorrecta de datos durante la recepción puede provocar niveles de inventario exagerados, lo que puede provocar desabastecimientos. Por el contrario, los errores durante el envío pueden dar lugar a un inventario subestimado, lo que provoca repedidos innecesarios y un aumento de los costes de transporte.

El impacto de estos errores va más allá de los recuentos de inventario inexactos. Pueden conducir a una mala toma de decisiones, un uso ineficiente del espacio de almacenamiento y la insatisfacción del cliente debido a pedidos no cumplidos o retrasos en los envíos. Además, las discrepancias frecuentes pueden erosionar la confianza en el sistema de inventario, lo que lleva a comprobaciones manuales que consumen mucho tiempo y reducen la eficiencia operativa.

Soluciones:

• Invierta en un sistema de gestión de inventario fiable que automatice muchos procesos manuales.
• Implemente la tecnología de código de barras o RFID para reducir los errores de entrada manual de datos.
• Llevar a cabo sesiones de capacitación periódicas para el personal involucrado en la gestión de inventario.
• Realice recuentos cíclicos con regularidad en lugar de confiar únicamente en los inventarios anuales.
• Utilice sistemas de doble entrada para transacciones de inventario críticas.
• Implemente procedimientos estandarizados para recibir, almacenar y enviar inventario.
• Concilie regularmente el inventario físico con los registros digitales.
• Utilice dispositivos móviles para actualizar el inventario en tiempo real y minimizar el retraso y los errores.

4. Fraude o errores de proveedores

A veces, la merma de inventario se produce antes de que los productos lleguen a sus estantes. Esto puede deberse al fraude de los proveedores, como pedidos de envío corto mientras se cobran cantidades completas, o simples errores en la cadena de suministro. Estos problemas pueden ser particularmente difíciles de detectar y abordar, ya que ocurren fuera de su control directo.

El fraude de proveedores puede adoptar varias formas, desde el envío corto deliberado hasta la sustitución de productos de menor calidad. Incluso los errores involuntarios por parte del proveedor, como el etiquetado incorrecto o el recuento incorrecto, pueden provocar discrepancias significativas en el inventario. Estos problemas no solo resultan en pérdidas financieras directas, sino que también pueden interrumpir las operaciones, lo que provoca desabastecimientos o exceso de existencias.

Los efectos dominó del fraude o los errores de los proveedores pueden ser sustanciales. Los niveles de inventario inexactos pueden conducir a malas decisiones de planificación, afectar la satisfacción del cliente debido a pedidos no cumplidos y tensar las relaciones con los proveedores. Abordar estos problemas a menudo requiere investigaciones y conciliaciones que requieren mucho tiempo, lo que afecta aún más la eficiencia operativa.

Soluciones:

• Implemente rigurosos procesos de recepción, incluidos recuentos exhaustivos y controles de calidad del inventario entrante.
• Construya relaciones sólidas con los proveedores y establezca canales de comunicación claros.
• Audite regularmente el rendimiento de los proveedores y resuelva las discrepancias con prontitud.
• Considere la posibilidad de implementar sistemas de inventario gestionados por el proveedor para proveedores de confianza.
• Utilice la tecnología para realizar un seguimiento de los envíos y automatizar los procesos de recepción siempre que sea posible.
• Implemente un sistema de cuadro de mando de proveedores para realizar un seguimiento y mejorar el rendimiento de los proveedores.
• Realice auditorías sorpresa de los envíos entrantes.
• Establecer términos contractuales claros con los proveedores con respecto a la escasez y las discrepancias.

5. Fraude de devoluciones

El fraude en las devoluciones se está convirtiendo en una fuente cada vez más importante de pérdida de inventario, especialmente con el crecimiento del comercio electrónico. Implica el abuso del proceso de devolución para defraudar a los minoristas, lo que a menudo resulta en pérdidas financieras y discrepancias en el inventario.

El impacto del fraude de devolución se extiende más allá de la pérdida inmediata del artículo devuelto de manera fraudulenta. Puede provocar niveles de inventario inflados, ya que es posible que los artículos devueltos no siempre se repongan de inmediato o que no se puedan vender. Esto puede resultar en un aumento de los costos de transporte y posibles rebajas en artículos dañados o usados.

Además, las políticas de devolución liberales, si bien son beneficiosas para la satisfacción del cliente, pueden facilitar inadvertidamente el fraude. Las empresas deben lograr un delicado equilibrio entre las políticas favorables al cliente y la protección contra los abusos.

Tipos de fraude de devolución:

• Devolución de mercancía robada para obtener un reembolso
• “Wardrobing” o uso temporal (comprar un artículo, usarlo y devolverlo)
• Fraude de recibos
• Fraude asistido por empleados

Soluciones:

• Implemente una política de devoluciones sólida con términos y condiciones claros.
• Exigir recibos originales o comprobantes de compra para las devoluciones.
• Utilice identificadores únicos en los productos para verificar su autenticidad en el momento de la devolución.
• Capacitar al personal para identificar signos de fraude en las devoluciones.
• Implemente un sistema para realizar un seguimiento de los patrones de devolución de los clientes.
• Considere usar tarifas de reposición para artículos abiertos o artículos sin recibos.
• Utilice la tecnología para validar recibos y realizar un seguimiento de los números de serie.
• Implemente un área separada y segura para procesar las devoluciones.

6. Ineficiencias operativas

Los procesos operativos deficientes pueden provocar pérdidas involuntarias de inventario por daños, deterioro o extravío. Estas ineficiencias pueden ocurrir en varios puntos de la cadena de suministro, desde la recepción y el almacenamiento hasta la selección y el envío. El efecto acumulativo de estas ineficiencias puede afectar significativamente los resultados y la eficacia operativa de una empresa.

Una de las formas más comunes de ineficiencia operativa es el manejo y almacenamiento inadecuados del inventario. Esto puede provocar daños en el producto, lo que no sólo provoca una pérdida directa de inventario, sino también una posible insatisfacción del cliente si los productos dañados se envían inadvertidamente. Para las empresas que se ocupan de productos perecederos, la rotación ineficiente del inventario puede provocar deterioro y desperdicio.

La colocación incorrecta del inventario es otro problema crítico. Cuando los artículos no se almacenan en sus ubicaciones designadas o se registran incorrectamente en el sistema de inventario, puede dar lugar a un “inventario fantasma”, es decir, artículos que aparecen en el sistema pero que no se pueden localizar físicamente. Esto puede dar lugar a desabastecimientos, repeticiones innecesarias de pedidos y pérdida de tiempo buscando artículos extraviados.

El uso ineficiente del espacio de almacenamiento puede exacerbar estos problemas. Los almacenes o almacenes mal organizados pueden provocar hacinamiento, lo que dificulta el acceso al inventario y aumenta el riesgo de daños. También puede hacer que los recuentos de existencias sean más difíciles y lentos, lo que puede provocar más errores.

El impacto de estas ineficiencias va más allá de la mera pérdida de inventario. Pueden provocar un aumento de los costos de mano de obra, ya que el personal dedica tiempo a buscar artículos o a lidiar con discrepancias en el inventario. La satisfacción del cliente puede verse afectada debido a retrasos o errores en el envío. Además, estas ineficiencias pueden crear un ambiente de trabajo estresante, lo que puede conducir a una mayor rotación de empleados.

Soluciones:

• Optimice el diseño del almacén y los sistemas de almacenamiento para reducir daños y mejorar la eficiencia.
• Implemente procedimientos adecuados de manejo para artículos frágiles o perecederos.
• Utilice el software de gestion de inventario para realizar un seguimiento de las fechas de caducidad e implementar  practicas FIFO (primero en entrar, primero en salir).
• Capacitar regularmente al personal sobre los procedimientos adecuados de manipulación y almacenamiento.
• Realizar un mantenimiento regular de las instalaciones y equipos de almacenamiento.
• Implementar medidas de control de calidad en varias etapas del manejo de inventario.
• Utilice el almacenamiento climatizado para artículos sensibles.
• Revise y optimice periódicamente los procesos operativos para reducir las ineficiencias.

7. Brechas de ciberseguridad

La merma de inventario también puede ocurrir a través de ataques cibernéticos que manipulan los datos de inventario o facilitan transacciones fraudulentas.

Soluciones:

• Implemente medidas sólidas de ciberseguridad para proteger los sistemas de gestión de inventario.
• Actualice y aplique parches regularmente a todos los sistemas de software.
• Utilice métodos de autenticación sólidos para acceder a los sistemas de inventario.
• Capacite a los empleados sobre las mejores prácticas de ciberseguridad y la concienciación sobre el phishing.
• Realice auditorías de seguridad periódicas de sus sistemas digitales.
• Implemente el cifrado para datos confidenciales de inventario y transacciones.
• Contar con un plan de respuesta a incidentes ante posibles infracciones cibernéticas.
• Considere la posibilidad de contratar un seguro cibernético para mitigar las posibles pérdidas.

Plan de acción para reducir la merma de inventario

1. Realice un análisis exhaustivo de las tasas actuales de merma de inventario e identifique las fuentes más significativas de pérdida.
2. Implemente o actualice su sistema de gestión de inventario para mejorar la precisión y reducir los errores administrativos.
3. Revise y mejore sus medidas de seguridad, tanto para la prevención de robos en la tienda como para la seguridad del almacén.
4. Desarrollar un programa integral de capacitación para empleados centrado en las mejores prácticas de gestion de inventario y prevencion de pérdidas.
5. Establezca políticas y procedimientos claros para todos los procesos relacionados con el inventario, desde la recepción hasta la gestión de devoluciones.
6. Implemente un programa regular de conteo cíclico para detectar discrepancias a tiempo.
7. Revise sus acuerdos con los proveedores e implemente medidas de control de calidad más estrictas para los envíos entrantes.
8. Considere la posibilidad de reorganizar sus áreas de almacenamiento para mejorar la visibilidad y reducir las posibilidades de robo o extravío.
9. Implemente una sólida estrategia de ciberseguridad para proteger sus datos de inventario digital.
10. Revise y actualice regularmente sus políticas de devolución para evitar fraudes.

Optimización de su almacenamiento para un mejor control
de inventario

Si bien abordar las causas fundamentales de la merma de inventario es crucial, la optimización de sus soluciones de almacenamiento también puede desempeñar un papel importante en la reducción de pérdidas. Los sistemas de almacenamiento eficientes y bien organizados pueden mejorar la visibilidad del inventario, reducir los errores y dificultar el acceso no autorizado.

Considere la posibilidad de implementar soluciones de almacenamiento modulares y flexibles que puedan adaptarse a sus necesidades cambiantes de inventario. Sistemas como la gama PIX® de PALLITE ofrecen varias ventajas:

1. Visibilidad mejorada: El diseño abierto permite comprobaciones visuales sencillas de los niveles de existencias.
2. Configuraciones personalizables: Adapte su almacenamiento para que se adapte a tamaños y cantidades específicos de productos, lo que reduce los errores de extravío.
3. Montaje y reconfiguración rápidos: Modifique fácilmente el diseño de su almacenamiento para adaptarse a los cambios estacionales o a las nuevas líneas de productos.
4. Materiales sostenibles: La construcción ecológica se alinea con la creciente demanda de los consumidores de prácticas comerciales sostenibles.

Al combinar estrategias eficaces de prevención de pérdidas con soluciones de almacenamiento optimizadas, puede reducir significativamente la merma de inventario y mejorar su eficiencia operativa general. Recuerde, la clave del éxito es la implementación constante y la revisión periódica de sus prácticas de gestión de inventario.

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