Pertes de stock : 7 raisons courantes pour lesquelles vous perdez des stocks + solutions

La démarque inconnue des stocks est un défi persistant qui peut avoir un impact significatif sur les résultats d’une entreprise. Il s’agit de la perte de stock qui ne peut pas être expliquée par les ventes ou d’autres facteurs connus. Selon des études récentes, les entreprises perdent environ 6 % de leur chiffre d’affaires annuel total en raison de la réduction des stocks. Cette perte affecte non seulement la rentabilité, mais peut également entraîner des ruptures de stock, l’insatisfaction des clients et des inefficacités opérationnelles. Dans ce guide, nous allons explorer les sept principales raisons de la démarque inconnue et vous proposer des solutions concrètes pour vous aider à minimiser ces pertes.

1. Vol par un employé

Le vol par les employés reste l’une des principales causes de perte de stock, représentant une part importante des pertes dans de nombreuses entreprises. Cette menace interne peut être particulièrement dommageable, car les employés ont souvent une connaissance intime des systèmes et des processus, ce qui rend leurs actions plus difficiles à détecter.

L’impact du vol par les employés va au-delà de la perte financière immédiate. Cela peut éroder la confiance au sein de l’organisation, nuire au moral et créer une culture de suspicion. De plus, le temps et les ressources consacrés aux enquêtes et à la lutte contre le vol par les employés peuvent être considérables, ce qui a un impact supplémentaire sur l’efficacité et la rentabilité de l’entreprise.

Le vol par les employés peut prendre de nombreuses formes, allant du vol pur et simple de marchandises à des méthodes plus subtiles comme la manipulation des registres de vente ou l’abus des remises des employés. Les motivations peuvent varier, allant de difficultés financières personnelles à un sentiment de droit ou d’injustice perçue.

Formes de vol par les employés :

• Vol direct de marchandise
• Ventes fausses ou frauduleuses
• Utilisation abusive des rabais pour les employés
• Cadeaux non autorisés
• Collusion avec des parties externes
• Solutions:

• Mettez en œuvre des mesures de sécurité robustes, y compris des caméras de surveillance et des étiquettes de sécurité sur les articles de grande valeur.
• Effectuer des vérifications régulières et aléatoires des processus d’inventaire et de manipulation de l’argent.
• Établissez des politiques claires sur les achats et les remises des employés, et appliquez-les de manière cohérente.
• Favoriser un environnement de travail positif qui encourage la loyauté des employés et un comportement éthique.
• Mettez en place un système de signalement anonyme pour que les employés puissent signaler les activités suspectes.
• Effectuez des vérifications approfondies des antécédents pendant le processus d’embauche.
• Éduquez les employés sur l’impact de la démarque inconnue sur l’entreprise et sur leur propre sécurité d’emploi.
• Utilisez des systèmes de point de vente avancés qui nécessitent l’approbation du gestionnaire pour les remises ou les annulations élevées.

2. Vol à l’étalage et vol externe

Le vol externe, principalement par vol à l’étalage, demeure une préoccupation importante pour les commerces de détail. Elle peut également affecter les entrepôts et les centres de distribution par le biais de vols de marchandises ou d’effractions. La National Retail Federation estime que le vol à l’étalage représente plus de 35 % des pertes de stocks, ce qui en fait la plus grande source de perte de stock pour de nombreux détaillants.

Les effets du vol à l’étalage vont au-delà de la perte immédiate de marchandises. Cela peut entraîner une augmentation des coûts de sécurité, des primes d’assurance et même des stratégies de tarification lorsque les entreprises tentent de récupérer leurs pertes. De plus, les environnements à forte dépréciation peuvent créer une atmosphère tendue pour le personnel et les clients honnêtes, ce qui peut avoir un impact sur l’expérience d’achat globale.

Les voleurs à l’étalage utilisent diverses techniques, allant de la simple dissimulation à des méthodes plus sophistiquées comme l’échange d’étiquettes ou l’utilisation de sacs doublés de papier d’aluminium pour contourner les systèmes de sécurité. L’augmentation du crime organisé dans le commerce de détail a encore compliqué le problème, les voleurs professionnels ciblant les articles de grande valeur pour les revendre.

Solutions:

• Installez des mesures de sécurité visibles comme des caméras et des systèmes de surveillance électronique des articles (SAE).
• Formez le personnel sur la façon d’identifier et de gérer les situations potentielles de vol à l’étalage.
• Optimisez l’agencement des magasins pour augmenter la visibilité et réduire les angles morts.
• Pour les entrepôts, mettez en place des contrôles d’accès stricts et envisagez de faire appel à du personnel de sécurité.
• Utilisez des emballages inviolables pour les articles de grande valeur ou fréquemment volés.
• Mettre en œuvre la technologie RFID pour le suivi en temps réel des stocks.
• Utilisez des miroirs de sécurité et gardez une vue dégagée dans tout le magasin.
• Envisagez d’embaucher du personnel de sécurité en civil pendant les saisons de pointe.

3. Erreurs administratives

L’erreur humaine dans la gestion des stocks peut entraîner des écarts importants. Il s’agit notamment d’erreurs de saisie de données, d’erreurs de comptage lors des inventaires ou d’erreurs dans les processus de réception et d’expédition. Bien qu’elles soient souvent involontaires, ces erreurs peuvent avoir un effet cumulatif substantiel sur la précision des stocks et les performances de l’entreprise.

Des erreurs administratives peuvent se produire à différentes étapes du processus de gestion des stocks. Par exemple, une saisie incorrecte des données lors de la réception peut entraîner des niveaux de stock surestimés, ce qui peut entraîner des ruptures de stock. À l’inverse, les erreurs lors de l’expédition peuvent entraîner une sous-estimation des stocks, entraînant des réapprovisionnements inutiles et une augmentation des coûts de transport.

L’impact de ces erreurs va au-delà d’un inventaire inexact. Ils peuvent entraîner une mauvaise prise de décision, une utilisation inefficace de l’espace de stockage et l’insatisfaction des clients en raison de commandes non exécutées ou d’expéditions retardées. De plus, des écarts fréquents peuvent éroder la confiance dans le système d’inventaire, entraînant des vérifications manuelles chronophages et une efficacité opérationnelle réduite.

Solutions:

• Investissez dans un système de gestion des stocks fiable qui automatise de nombreux processus manuels.
• Mettez en œuvre la technologie des codes-barres ou de la RFID pour réduire les erreurs de saisie manuelle des données.
• Organiser régulièrement des séances de formation pour le personnel impliqué dans la gestion des stocks.
• Effectuez régulièrement des comptages cycliques au lieu de vous fier uniquement aux inventaires annuels.
• Utilisez des systèmes à double entrée pour les transactions d’inventaire critiques.
• Mettez en œuvre des procédures standardisées pour la réception, le stockage et l’expédition des stocks.
• Rapprochez régulièrement l’inventaire physique et les enregistrements numériques.
• Utilisez des appareils mobiles pour mettre à jour les stocks en temps réel afin de minimiser les décalages et les erreurs.

4. Fraude ou erreurs du fournisseur

Parfois, la démarque inconnue des stocks se produit avant même que les produits n’atteignent vos étagères. Cela peut être dû à une fraude du fournisseur, comme des commandes à livraison insuffisante alors que les quantités sont facturées, ou à de simples erreurs dans la chaîne d’approvisionnement. Ces problèmes peuvent être particulièrement difficiles à détecter et à résoudre, car ils se produisent en dehors de votre contrôle direct.

La fraude par fournisseur peut prendre diverses formes, allant de la livraison à découvert délibérée à la substitution de produits de qualité inférieure. Même des erreurs involontaires de la part du fournisseur, telles qu’un mauvais étiquetage ou un mauvais comptage, peuvent entraîner des écarts de stock importants. Ces problèmes entraînent non seulement des pertes financières directes, mais peuvent également perturber les opérations, entraînant des ruptures de stock ou des surstocks.

Les effets d’entraînement de la fraude ou des erreurs des fournisseurs peuvent être considérables. Des niveaux de stock inexacts peuvent entraîner de mauvaises décisions de planification, avoir un impact sur la satisfaction des clients en raison de commandes non exécutées et mettre à rude épreuve les relations avec les fournisseurs. La résolution de ces problèmes nécessite souvent des enquêtes et des rapprochements chronophages, ce qui a un impact supplémentaire sur l’efficacité opérationnelle.

Solutions:

• Mettez en œuvre des processus de réception rigoureux, y compris des dénombrements approfondis et des contrôles de qualité des stocks entrants.
• Établissez des relations solides avec les fournisseurs et établissez des canaux de communication clairs.
• Auditez régulièrement les performances des fournisseurs et corrigez rapidement les écarts.
• Envisagez de mettre en œuvre des systèmes d’inventaire gérés par le fournisseur pour les fournisseurs de confiance.
• Utilisez la technologie pour suivre les expéditions et automatiser les processus de réception dans la mesure du possible.
• Mettez en place un système de tableau de bord des fournisseurs pour suivre et améliorer les performances des fournisseurs.
• Effectuez des audits surprises des expéditions entrantes.
• Établissez des conditions contractuelles claires avec les fournisseurs concernant les pénuries et les écarts.

5. Fraude au retour

La fraude aux retours devient une source de plus en plus importante de pertes de stocks, en particulier avec la croissance du commerce électronique. Il s’agit d’un abus du processus de retour pour escroquer les détaillants, ce qui entraîne souvent des pertes financières et des écarts de stock.

L’impact de la fraude au retour s’étend au-delà de la perte immédiate de l’article renvoyé frauduleusement. Cela peut entraîner une augmentation des niveaux de stock, car les articles retournés ne sont pas toujours immédiatement réapprovisionnés ou peuvent être invendables. Cela peut entraîner une augmentation des coûts de possession et des démarques potentielles sur les articles endommagés ou usagés.

De plus, les politiques de retour libérales, bien qu’elles soient bénéfiques pour la satisfaction des clients, peuvent faciliter la fraude par inadvertance. Les entreprises doivent trouver un équilibre délicat entre des politiques favorables aux clients et la protection contre les abus.

Types de fraude au retour :

• Retour de marchandise volée pour un remboursement
• « Wardrobing » ou utilisation temporaire (achat d’un objet, utilisation et retour)
• Fraude aux reçus
• Fraude assistée par un employé

Solutions:

• Mettez en œuvre une politique de retour solide avec des conditions générales claires.
• Exigez les reçus originaux ou une preuve d’achat pour les retours.
• Utilisez des identifiants uniques sur les produits pour vérifier leur authenticité lors du retour.
• Formez le personnel à identifier les signes de fraude au retour.
• Mettez en place un système de suivi des retours des clients.
• Envisagez d’utiliser des frais de réapprovisionnement pour les articles ouverts ou les articles sans reçus.
• Utilisez la technologie pour valider les reçus et suivre les numéros de série.
• Mettre en place une zone distincte et sécurisée pour le traitement des retours.

6. Inefficacités opérationnelles

De mauvais processus opérationnels peuvent entraîner des pertes de stock involontaires dues à des dommages, à une détérioration ou à un mauvais emplacement. Ces inefficacités peuvent se produire à différents stades de la chaîne d’approvisionnement, de la réception et du stockage à la cueillette et à l’expédition. L’effet cumulatif de ces inefficacités peut avoir un impact significatif sur les résultats et l’efficacité opérationnelle d’une entreprise.

L’une des formes les plus courantes d’inefficacité opérationnelle est la manipulation et le stockage inappropriés des stocks. Cela peut entraîner des dommages aux produits, ce qui entraîne non seulement une perte de stock directe, mais également une insatisfaction potentielle des clients si des produits endommagés sont expédiés par inadvertance. Pour les entreprises qui traitent des denrées périssables, une rotation inefficace des stocks peut entraîner une détérioration et un gaspillage.

L’égarement des stocks est un autre problème critique. Lorsque les articles ne sont pas stockés à leur emplacement désigné ou qu’ils ne sont pas correctement enregistrés dans le système d’inventaire, cela peut conduire à un « inventaire fantôme », c’est-à-dire des articles qui apparaissent dans le système mais qui ne peuvent pas être localisés physiquement. Cela peut entraîner des ruptures de stock, des réapprovisionnements inutiles et une perte de temps à rechercher des articles égarés.

Une utilisation inefficace de l’espace de stockage peut exacerber ces problèmes. Des entrepôts ou des entrepôts mal organisés peuvent entraîner une surpopulation, ce qui rend difficile l’accès aux stocks et augmente le risque de dommages. Cela peut également rendre le comptage des stocks plus difficile et plus long, ce qui peut entraîner davantage d’erreurs.

L’impact de ces inefficacités va au-delà de la simple perte de stock. Ils peuvent entraîner une augmentation des coûts de main-d’œuvre, car le personnel passe du temps à rechercher des articles ou à gérer les écarts de stock. La satisfaction du client peut souffrir de retards ou d’erreurs d’expédition. De plus, ces inefficacités peuvent créer un environnement de travail stressant, ce qui peut entraîner une augmentation du taux de rotation du personnel.

Solutions:

• Optimisez l’aménagement de l’entrepôt et les systèmes de stockage pour réduire les dommages et améliorer l’efficacité.
• Mettez en œuvre des procédures de manutention appropriées pour les articles fragiles ou périssables.
• Utilisez un logiciel de gestion des stocks pour suivre les dates d’expiration et mettre en œuvre  les  pratiques FIFO (premier entré, premier sorti).
• Formez régulièrement le personnel sur les procédures de manipulation et d’entreposage appropriées.
• Effectuer l’entretien régulier des installations et de l’équipement d’entreposage.
• Mettre en place des mesures de contrôle de la qualité aux différentes étapes de la manutention des stocks.
• Utilisez un espace de stockage climatisé pour les articles sensibles.
• Examinez et optimisez régulièrement les processus opérationnels pour réduire les inefficacités.

7. Atteintes à la cybersécurité

La perte de stock peut également se produire par le biais de cyberattaques qui manipulent les données d’inventaire ou facilitent les transactions frauduleuses.

Solutions:

• Mettez en œuvre des mesures de cybersécurité robustes pour protéger les systèmes de gestion des stocks.
• Mettre à jour et corriger régulièrement tous les systèmes logiciels.
• Utilisez des méthodes d’authentification fortes pour accéder aux systèmes d’inventaire.
• Formez les employés aux meilleures pratiques en matière de cybersécurité et à la sensibilisation au phishing.
• Réalisez régulièrement des audits de sécurité de vos systèmes numériques.
• Mettez en œuvre le chiffrement des données d’inventaire et de transaction sensibles.
• Mettez en place un plan d’intervention en cas d’incident en cas de cyberattaque potentielle.
• Envisagez une cyberassurance pour atténuer les pertes potentielles.

Plan d’action pour réduire les pertes de stock

1. Effectuez une analyse approfondie de vos taux de perte de stock actuels et identifiez les sources de perte les plus importantes.
2. Mettez en œuvre ou mettez à niveau votre système de gestion des stocks pour améliorer la précision et réduire les erreurs administratives.
3. Examinez et améliorez vos mesures de sécurité, tant pour la prévention du vol en magasin que pour la sécurité des entrepôts.
4. Élaborer un programme complet de formation des employés axé sur les meilleures pratiques de gestion des stocks et la prévention des pertes.
5. Établissez des politiques et des procédures claires pour tous les processus liés aux stocks, de la réception à la gestion des retours.
6. Mettez en place un programme de comptage cyclique régulier pour détecter rapidement les écarts.
7. Passez en revue vos accords avec les fournisseurs et mettez en œuvre des mesures de contrôle de la qualité plus strictes pour les expéditions entrantes.
8. Envisagez de réorganiser vos zones de stockage pour améliorer la visibilité et réduire les possibilités de vol ou d’égarement.
9. Mettez en œuvre une stratégie de cybersécurité robuste pour protéger vos données d’inventaire numérique.
10. Révisez et mettez à jour régulièrement vos politiques de retour pour prévenir la fraude.

Optimiser votre stockage pour un meilleur contrôle des
stocks

Bien qu’il soit crucial de s’attaquer aux causes profondes de la démarque inconnue, l’optimisation de vos solutions de stockage peut également jouer un rôle important dans la réduction des pertes. Des systèmes de stockage efficaces et bien organisés peuvent améliorer la visibilité des stocks, réduire les erreurs et rendre plus difficile l’accès non autorisé.

Envisagez de mettre en œuvre des solutions de stockage modulaires et flexibles qui peuvent s’adapter à l’évolution de vos besoins en matière d’inventaire. Les systèmes comme la gamme PIX® de PALLITE offrent plusieurs avantages :

1. Visibilité améliorée : La conception ouverte permet de vérifier visuellement facilement les niveaux de stock.
2. Configurations personnalisables : Adaptez votre stockage pour s’adapter à des tailles et des quantités de produits spécifiques, réduisant ainsi les erreurs de placement.
3. Assemblage et reconfiguration rapides : Modifiez facilement l’agencement de votre stockage pour vous adapter aux changements saisonniers ou aux nouvelles gammes de produits.
4. Matériaux durables : La construction écologique s’aligne sur la demande croissante des consommateurs pour des pratiques commerciales durables.

En combinant des stratégies efficaces de prévention des pertes avec des solutions de stockage optimisées, vous pouvez réduire considérablement les pertes de stock et améliorer votre efficacité opérationnelle globale. N’oubliez pas que la clé du succès réside dans la mise en œuvre cohérente et l’examen régulier de vos pratiques de gestion des stocks.

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