Bestandsschwund: 7 häufige Gründe, warum Sie Lagerbestand + Lösungen verlieren

Bestandsschwund ist eine anhaltende Herausforderung, die sich erheblich auf das Endergebnis eines Unternehmens auswirken kann. Es bezieht sich auf den Verlust von Lagerbeständen, der nicht durch Verkäufe oder andere bekannte Faktoren berücksichtigt werden kann. Jüngsten Studien zufolge verlieren Unternehmen schätzungsweise 6 % ihres gesamten Jahresumsatzes aufgrund von Bestandsschwund. Dieser Verlust wirkt sich nicht nur auf die Rentabilität aus, sondern kann auch zu Fehlbeständen, Kundenunzufriedenheit und betrieblichen Ineffizienzen führen. In diesem Leitfaden untersuchen wir die sieben wichtigsten Gründe für Bestandsschwund und bieten umsetzbare Lösungen, die Ihnen helfen, diese Verluste zu minimieren.

1. Diebstahl von Mitarbeitern

Der Diebstahl von Mitarbeitern ist nach wie vor eine der Hauptursachen für Bestandsschwund und macht in vielen Unternehmen einen erheblichen Teil der Verluste aus. Diese interne Bedrohung kann besonders schädlich sein, da die Mitarbeiter oft über intime Kenntnisse der Systeme und Prozesse verfügen, was es schwieriger macht, ihre Aktionen zu erkennen.

Die Auswirkungen von Mitarbeiterdiebstahl gehen über den unmittelbaren finanziellen Verlust hinaus. Es kann das Vertrauen innerhalb des Unternehmens untergraben, die Moral schädigen und eine Kultur des Misstrauens schaffen. Darüber hinaus können der Zeit- und Ressourcenaufwand, der für die Untersuchung und Behebung von Mitarbeiterdiebstahl aufgewendet wird, erheblich sein, was sich weiter auf die Effizienz und Rentabilität des Unternehmens auswirkt.

Mitarbeiterdiebstahl kann viele Formen annehmen, vom direkten Diebstahl von Waren bis hin zu subtileren Methoden wie der Manipulation von Verkaufsunterlagen oder dem Missbrauch von Mitarbeiterrabatten. Die Beweggründe können variieren und reichen von persönlichen finanziellen Schwierigkeiten bis hin zu einem Gefühl des Anspruchs oder der wahrgenommenen Ungerechtigkeit.

Formen des Mitarbeiterdiebstahls:

• Direkter Diebstahl von Waren
• Gefälschte oder betrügerische Verkäufe
• Missbrauch von Mitarbeiterrabatten
• Nicht autorisierte Werbegeschenke
• Absprachen mit externen Parteien

Lösungen:

• Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Überwachungskameras und Sicherheitsetiketten für hochwertige Artikel.
• Führen Sie regelmäßige, stichprobenartige Audits der Bestands- und Bargeldbearbeitungsprozesse durch.
• Legen Sie klare Richtlinien für Mitarbeiterkäufe und Rabatte fest und setzen Sie diese konsequent durch.
• Fördern Sie ein positives Arbeitsumfeld, das die Loyalität der Mitarbeiter und ethisches Verhalten fördert.
• Implementieren Sie ein anonymes Meldesystem, über das Mitarbeiter verdächtige Aktivitäten melden können.
• Führen Sie während des Einstellungsprozesses gründliche Hintergrundüberprüfungen durch.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Auswirkungen von Schwund auf das Unternehmen und ihre eigene Arbeitsplatzsicherheit.
• Verwenden Sie fortschrittliche POS-Systeme, die für hohe Rabatte oder Stornierungen eine Genehmigung des Managers erfordern.

2. Ladendiebstahl und Diebstahl von außen

Externe Diebstähle, vor allem durch Ladendiebstahl, sind nach wie vor ein großes Problem für Einzelhandelsunternehmen. Es kann auch Lager und Distributionszentren durch Frachtdiebstahl oder Einbrüche betreffen. Die National Retail Federation schätzt, dass Ladendiebstahl für über 35 % des Bestandsschwunds verantwortlich ist, was ihn für viele Einzelhändler zur größten Einzelquelle für Bestandsverluste macht.

Die Auswirkungen von Ladendiebstahl gehen über den unmittelbaren Verlust der Ware hinaus. Dies kann zu erhöhten Sicherheitskosten und höheren Versicherungsprämien führen und sich sogar auf die Preisgestaltungsstrategien auswirken, wenn Unternehmen versuchen, Verluste auszugleichen. Darüber hinaus können Umgebungen mit hohem Schrumpf eine angespannte Atmosphäre sowohl für das Personal als auch für ehrliche Kunden schaffen, was sich möglicherweise auf das gesamte Einkaufserlebnis auswirkt.

Ladendiebe wenden verschiedene Techniken an, von einfacher Verschleierung bis hin zu ausgefeilteren Methoden wie dem Austausch von Etiketten oder der Verwendung von mit Folie ausgekleideten Taschen, um Sicherheitssysteme zu umgehen. Der Anstieg der organisierten Einzelhandelskriminalität hat das Problem weiter verkompliziert, da professionelle Diebe es auf hochwertige Artikel für den Weiterverkauf abgesehen haben.

Lösungen:

• Installieren Sie sichtbare Sicherheitsmaßnahmen wie Kameras und elektronische Warensicherungssysteme (EAS).
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, potenzielle Ladendiebstähle zu erkennen und damit umzugehen.
• Optimieren Sie das Ladenlayout, um die Sichtbarkeit zu erhöhen und tote Winkel zu reduzieren.
• Implementieren Sie für Lager strenge Zugangskontrollen und erwägen Sie den Einsatz von Sicherheitspersonal.
• Verwenden Sie manipulationssichere Verpackungen für hochwertige oder häufig gestohlene Artikel.
• Implementieren Sie RFID-Technologie für die Echtzeit-Verfolgung des Inventars.
• Verwenden Sie Sicherheitsspiegel und sorgen Sie für klare Sichtlinien im gesamten Geschäft.
• Erwägen Sie, während der Hochsaison Sicherheitspersonal in Zivil einzustellen.

3. Administrative Fehler

Menschliches Versagen bei der Bestandsverwaltung kann zu erheblichen Diskrepanzen führen. Dazu gehören Fehler bei der Dateneingabe, Fehlzählungen bei der Inventur oder Fehler in den Empfangs- und Versandprozessen. Diese Fehler sind zwar oft unbeabsichtigt, können aber einen erheblichen kumulativen Effekt auf die Bestandsgenauigkeit und die Geschäftsleistung haben.

Administrative Fehler können an verschiedenen Stellen im Bestandsverwaltungsprozess auftreten. So kann beispielsweise eine falsche Dateneingabe während des Eingangs zu hohen Lagerbeständen führen, was möglicherweise zu Fehlbeständen führt. Umgekehrt können Fehler während des Versands zu einem zu niedrigen Lagerbestand führen, was zu unnötigen Nachbestellungen und erhöhten Transportkosten führt.

Die Auswirkungen dieser Fehler gehen über ungenaue Bestandszählungen hinaus. Sie können zu schlechten Entscheidungen, ineffizienter Nutzung von Lagerraum und Unzufriedenheit der Kunden aufgrund nicht erfüllter Bestellungen oder verspäteter Lieferungen führen. Darüber hinaus können häufige Unstimmigkeiten das Vertrauen in das Bestandssystem untergraben, was zu zeitaufwändigen manuellen Prüfungen und einer verringerten Betriebseffizienz führt.

Lösungen:

• Investieren Sie in ein zuverlässiges Bestandsverwaltungssystem, das viele manuelle Prozesse automatisiert.
• Implementieren Sie Barcode- oder RFID-Technologie, um Fehler bei der manuellen Dateneingabe zu reduzieren.
• Führen Sie regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter durch, die an der Bestandsverwaltung beteiligt sind.
• Führen Sie regelmäßig Zykluszählungen durch, anstatt sich ausschließlich auf jährliche Inventuren zu verlassen.
• Verwenden Sie Systeme der doppelten Erfassung für kritische Bestandstransaktionen.
• Implementieren Sie standardisierte Verfahren für den Empfang, die Lagerung und den Versand von Lagerbeständen.
• Stimmen Sie den physischen Bestand regelmäßig mit den digitalen Aufzeichnungen ab.
• Verwenden Sie mobile Geräte für Bestandsaktualisierungen in Echtzeit, um Verzögerungen und Fehler zu minimieren.

4. Betrug oder Fehler von Anbietern

Manchmal kommt es zu einem Bestandsschwund, bevor die Produkte überhaupt in Ihre Regale gelangen. Dies kann auf Lieferantenbetrug zurückzuführen sein, z. B. auf Kurzbestellungen bei der Berechnung der vollen Mengen, oder auf einfache Fehler in der Lieferkette. Diese Probleme können besonders schwierig zu erkennen und zu beheben sein, da sie außerhalb Ihrer direkten Kontrolle auftreten.

Lieferantenbetrug kann verschiedene Formen annehmen, von absichtlichen Kurzlieferungen bis hin zum Ersatz minderwertiger Produkte. Selbst unbeabsichtigte Fehler auf Seiten des Lieferanten, wie z. B. falsche Etikettierung oder falsches Zählen, können zu erheblichen Bestandsabweichungen führen. Diese Probleme führen nicht nur zu direkten finanziellen Verlusten, sondern können auch den Betrieb stören und zu Fehlbeständen oder Überbeständen führen.

Die Auswirkungen von Lieferantenbetrug oder -fehlern können erheblich sein. Ungenaue Lagerbestände können zu schlechten Planungsentscheidungen führen, die Kundenzufriedenheit aufgrund nicht erfüllter Bestellungen beeinträchtigen und die Lieferantenbeziehungen belasten. Die Behebung dieser Probleme erfordert oft zeitaufwändige Untersuchungen und Abstimmungen, was sich weiter auf die betriebliche Effizienz auswirkt.

Lösungen:

• Implementieren Sie strenge Wareneingangsprozesse, einschließlich gründlicher Zählungen und Qualitätsprüfungen des eingehenden Inventars.
• Bauen Sie starke Beziehungen zu Anbietern auf und richten Sie klare Kommunikationskanäle ein.
• Prüfen Sie regelmäßig die Leistung Ihrer Anbieter und beheben Sie Diskrepanzen umgehend.
• Erwägen Sie die Implementierung von Vendor Managed Inventory-Systemen für vertrauenswürdige Lieferanten.
• Nutzen Sie Technologie, um Sendungen zu verfolgen und Empfangsprozesse zu automatisieren, wo immer dies möglich ist.
• Implementieren Sie ein Lieferanten-Scorecard-System, um die Lieferantenleistung zu verfolgen und zu verbessern.
• Führen Sie unerwartete Audits eingehender Sendungen durch.
• Legen Sie klare Vertragsbedingungen mit den Lieferanten in Bezug auf Engpässe und Unstimmigkeiten fest.

5. Betrug bei Rücksendungen

Retourenbetrug wird zu einer immer wichtigeren Ursache für Bestandsschwund, insbesondere mit dem Wachstum des E-Commerce. Dabei handelt es sich um den Missbrauch des Rückgabeprozesses, um Einzelhändler zu betrügen, was oft sowohl zu finanziellen Verlusten als auch zu Bestandsdiskrepanzen führt.

Die Auswirkungen von Retourenbetrug gehen über den unmittelbaren Verlust des betrügerisch zurückgegebenen Artikels hinaus. Dies kann zu überhöhten Lagerbeständen führen, da zurückgegebene Artikel nicht immer sofort wieder aufgefüllt werden oder unverkäuflich sind. Dies kann zu erhöhten Lagerhaltungskosten und potenziellen Abschlägen auf beschädigte oder gebrauchte Artikel führen.

Darüber hinaus können großzügige Rückgaberichtlinien zwar für die Kundenzufriedenheit von Vorteil sein, aber unbeabsichtigt Betrug erleichtern. Unternehmen müssen ein empfindliches Gleichgewicht zwischen kundenfreundlichen Richtlinien und dem Schutz vor Missbrauch finden.

Arten von Rücksendebetrug:

• Rückgabe gestohlener Waren gegen Rückerstattung
• “Wardrobing” oder vorübergehende Nutzung (Kauf eines Gegenstandes, dessen Verwendung und Rückgabe)
• Betrug bei der Quittung
• Mitarbeitergestützter Betrug

Lösungen:

• Implementieren Sie ein robustes Rückgaberecht mit klaren Geschäftsbedingungen.
• Benötigen Sie für Rücksendungen Originalbelege oder Kaufbelege.
• Verwenden Sie eindeutige Identifikatoren auf Produkten, um ihre Echtheit bei der Rückgabe zu überprüfen.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um Anzeichen von Rücksendebetrug zu erkennen.
• Implementieren Sie ein System zur Verfolgung von Kundenretourenmustern.
• Erwägen Sie die Verwendung von Wiedereinlagerungsgebühren für geöffnete Artikel oder Artikel ohne Belege.
• Nutzen Sie Technologie, um Belege zu validieren und Seriennummern zu verfolgen.
• Implementieren Sie einen separaten, sicheren Bereich für die Bearbeitung von Retouren.

6. Betriebliche Ineffizienzen

Schlechte Betriebsabläufe können zu unbeabsichtigten Bestandsverlusten durch Beschädigung, Verderb oder Verlagerung führen. Diese Ineffizienzen können an verschiedenen Stellen in der Lieferkette auftreten, vom Wareneingang über die Lagerung bis hin zur Kommissionierung und dem Versand. Der kumulative Effekt dieser Ineffizienzen kann sich erheblich auf das Endergebnis und die betriebliche Effektivität eines Unternehmens auswirken.

Eine der häufigsten Formen der betrieblichen Ineffizienz ist die unsachgemäße Handhabung und Lagerung von Lagerbeständen. Dies kann zu Produktschäden führen, die nicht nur einen direkten Bestandsverlust zur Folge haben, sondern auch potenzielle Kundenunzufriedenheit, wenn beschädigte Produkte versehentlich versendet werden. Für Unternehmen, die mit verderblichen Waren zu tun haben, kann eine ineffiziente Lagerrotation zu Verderb und Verschwendung führen.

Die Fehlplatzierung von Lagerbeständen ist ein weiteres kritisches Problem. Wenn Artikel nicht an den dafür vorgesehenen Orten gelagert oder nicht ordnungsgemäß im Inventarsystem protokolliert werden, kann dies zu einer “Phantominventur” führen – Artikel, die im System erscheinen, aber nicht physisch gefunden werden können. Dies kann zu Fehlbeständen, unnötigen Nachbestellungen und Zeitverschwendung bei der Suche nach verlegten Artikeln führen.

Eine ineffiziente Nutzung des Lagerplatzes kann diese Probleme verschlimmern. Schlecht organisierte Lager oder Lagerräume können zu einer Überfüllung führen, was den Zugriff auf das Inventar erschwert und das Risiko von Schäden erhöht. Es kann auch dazu führen, dass die Bestandszählung schwieriger und zeitaufwändiger wird, was möglicherweise zu mehr Fehlern führt.

Die Auswirkungen dieser Ineffizienzen gehen über den reinen Bestandsverlust hinaus. Sie können zu erhöhten Arbeitskosten führen, da die Mitarbeiter Zeit mit der Suche nach Artikeln oder dem Umgang mit Bestandsabweichungen verbringen. Die Kundenzufriedenheit kann aufgrund von Versandverzögerungen oder Fehlern leiden. Darüber hinaus können diese Ineffizienzen zu einem stressigen Arbeitsumfeld führen, das möglicherweise zu einer höheren Mitarbeiterfluktuation führt.

Lösungen:

• Optimieren Sie das Lagerlayout und die Lagersysteme, um Schäden zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern.
• Implementieren Sie geeignete Handhabungsverfahren für zerbrechliche oder verderbliche Gegenstände.
• Verwenden Sie Bestandsverwaltungssoftware, um Ablaufdaten zu verfolgen und FIFO-Praktiken (First In, First Out) zu implementieren  .
• Schulen Sie das Personal regelmäßig in den richtigen Handhabungs- und Lagerverfahren.
• Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten an Lagereinrichtungen und -geräten durch.
• Implementieren Sie Qualitätskontrollmaßnahmen in verschiedenen Phasen der Bestandsabwicklung.
• Verwenden Sie eine klimatisierte Lagerung für empfindliche Gegenstände.
• Überprüfen und optimieren Sie regelmäßig betriebliche Prozesse, um Ineffizienzen zu reduzieren.

7. Verstöße gegen die Cybersicherheit

Lagerschwund kann auch durch Cyberangriffe erfolgen, die Bestandsdaten manipulieren oder betrügerische Transaktionen erleichtern.

Lösungen:

• Implementieren Sie robuste Cybersicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Bestandsverwaltungssystemen.
• Aktualisieren und patchen Sie regelmäßig alle Softwaresysteme.
• Verwenden Sie starke Authentifizierungsmethoden für den Zugriff auf Inventarsysteme.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Best Practices für Cybersicherheit und Phishing-Bewusstsein.
• Führen Sie regelmäßige Sicherheitsaudits Ihrer digitalen Systeme durch.
• Implementieren Sie die Verschlüsselung für sensible Bestands- und Transaktionsdaten.
• Stellen Sie einen Incident-Response-Plan für potenzielle Cyber-Verstöße bereit.
• Ziehen Sie eine Cyber-Versicherung in Betracht, um potenzielle Verluste zu mindern.

Aktionsplan zur Reduzierung des Bestandsschwunds

1. Führen Sie eine gründliche Analyse Ihrer aktuellen Bestandsschwundraten durch und identifizieren Sie die wichtigsten Verlustquellen.
2. Implementieren oder aktualisieren Sie Ihr Bestandsverwaltungssystem, um die Genauigkeit zu verbessern und Verwaltungsfehler zu reduzieren.
3. Überprüfen und verbessern Sie Ihre Sicherheitsmaßnahmen, sowohl für die Diebstahlprävention im Geschäft als auch für die Sicherheit im Lager.
4. Entwickeln Sie ein umfassendes Mitarbeiterschulungsprogramm, das sich auf Best Practices für das Bestandsmanagement und die Schadensverhütung konzentriert.
5. Legen Sie klare Richtlinien und Verfahren für alle bestandsbezogenen Prozesse fest, vom Wareneingang bis zum Retourenmanagement.
6. Implementieren Sie ein regelmäßiges Zykluszählungsprogramm, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
7. Überprüfen Sie Ihre Lieferantenvereinbarungen und implementieren Sie strengere Qualitätskontrollmaßnahmen für eingehende Sendungen.
8. Erwägen Sie eine Neuorganisation Ihrer Lagerbereiche, um die Sichtbarkeit zu verbessern und die Möglichkeiten für Diebstahl oder Verlagerung zu verringern.
9. Implementieren Sie eine robuste Cybersicherheitsstrategie, um Ihre digitalen Bestandsdaten zu schützen.
10. Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Rückgaberichtlinien, um Betrug zu verhindern.

Optimieren Sie Ihr Lager für eine bessere
Bestandskontrolle

Während die Beseitigung der Ursachen für Bestandsschwund von entscheidender Bedeutung ist, kann die Optimierung Ihrer Lagerlösungen auch eine wichtige Rolle bei der Reduzierung von Verlusten spielen. Effiziente, gut organisierte Lagersysteme können die Bestandstransparenz verbessern, Fehler reduzieren und unbefugten Zugriff erschweren.

Erwägen Sie die Implementierung modularer, flexibler Lagerlösungen, die sich an Ihre sich ändernden Bestandsanforderungen anpassen können. Systeme wie die PIX-Reihe® von PALLITE bieten mehrere Vorteile:

1. Verbesserte Sichtbarkeit: Das offene Design ermöglicht eine einfache visuelle Kontrolle der Lagerbestände.
2. Anpassbare Konfigurationen: Passen Sie Ihr Lager an bestimmte Produktgrößen und -mengen an, um Fehlplatzierungen zu reduzieren.
3. Schnelle Montage und Neukonfiguration: Ändern Sie ganz einfach Ihr Lagerlayout, um saisonale Änderungen oder neue Produktlinien zu berücksichtigen.
4. Nachhaltige Materialien: Umweltfreundliches Bauen steht im Einklang mit der wachsenden Nachfrage der Verbraucher nach nachhaltigen Geschäftspraktiken.

Durch die Kombination effektiver Strategien zur Schadensverhütung mit optimierten Lagerlösungen können Sie den Bestandsschwund erheblich reduzieren und Ihre betriebliche Gesamteffizienz verbessern. Denken Sie daran, dass der Schlüssel zum Erfolg in der konsequenten Implementierung und regelmäßigen Überprüfung Ihrer Bestandsverwaltungspraktiken liegt.

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