Formuła zapasów bezpieczeństwa: jak prawidłowo obliczyć poziomy zapasów

Formuła zapasu bezpieczeństwa to: (Maksymalne dzienne użycie x Maksymalny czas realizacji) – (Średnie dzienne zużycie x Średni czas realizacji). Ta formuła pomaga firmom określić optymalną ilość dodatkowych zapasów, które należy mieć pod ręką, aby zapobiec wyczerpaniu zapasów.

Co to jest zapas bezpieczny?

Zapasy bezpieczeństwa, znane również jako zapasy buforowe, to dodatkowe zapasy utrzymywane w celu zapobieżenia niedoborom, gdy popyt przekracza oczekiwania lub występują zakłócenia w łańcuchu dostaw. Ma to kluczowe znaczenie dla:

1. Ograniczanie ryzyka
2. Zapobieganie brakom zapasów
3. Zwiększenie zadowolenia klientów
4. Obniżenie kosztów operacyjnych

Rozważmy następujący scenariusz: Sprzedawca internetowy konsekwentnie sprzedaje 100 sztuk popularnego gadżetu dziennie. Nagle wirusowy post w mediach społecznościowych powoduje, że popyt wzrasta do 150 sztuk dziennie. Bez odpowiedniego zapasu bezpieczeństwa sprzedawca ryzykuje utratę sprzedaży i rozczarowanie klientów. Przykład ten podkreśla, jak ważne jest utrzymanie odpowiedniego poziomu zapasów bezpieczeństwa.

Obliczanie optymalnych poziomów zapasów bezpieczeństwa

Aby efektywnie korzystać z formuły zapasu bezpieczeństwa, potrzebne są:

1. Maksymalne dzienne zużycie
2. Maksymalny czas realizacji
3. Średnie dzienne zużycie
4. Średni czas realizacji zamówienia

Przeanalizujmy każdy komponent:

Maksymalne dzienne zużycie

Jest to najwyższa ilość produktu zużytego lub sprzedanego w ciągu jednego dnia. Przejrzyj dane sprzedaży, aby zidentyfikować okresy szczytowego popytu. Weź pod uwagę takie czynniki, jak:

1. Sezonowe skoki
2. Efekty kampanii marketingowej
3. Historyczne trendy sprzedaży

Maksymalny czas realizacji

Najdłuższy czas oczekiwania na zamówienie od dostawcy. Weź pod uwagę takie czynniki, jak:

1. Opóźnienia w produkcji
2. Czas wysyłki
3. Odprawa celna
4. Klęski żywiołowe lub wydarzenia geopolityczne

Średnie dzienne zużycie

Oblicz to, dzieląc całkowite użycie w danym okresie (np. roku) przez liczbę dni w tym okresie. Pamiętaj, aby:

1. Uwzględnianie sezonowości
2. Wykluczanie wartości odstających, które mogą zniekształcać dane
3. Rozważ użycie średniej ruchomej, aby uzyskać dokładniejsze wyniki

Średni czas realizacji

Typowy czas oczekiwania na otrzymanie zamówienia. Uśrednij czas realizacji dla kilku zamówień. Aby poprawić dokładność:

1. Śledź czasy realizacji dla każdego dostawcy z osobna
2. Rozważ użycie średnich ważonych, jeśli niektórzy dostawcy są częściej wykorzystywani
3. Regularnie aktualizuj te dane, aby odzwierciedlić aktualne warunki

Przykładowe obliczenia

Załóżmy, że obliczasz zapas bezpieczeństwa dla widżetów:

1. Maksymalne dzienne zużycie: 100 jednostek
2. Maksymalny czas realizacji: 14 dni
3. Średnie dzienne zużycie: 50 jednostek
4. Średni czas realizacji: 10 dni

Zapas bezpieczeństwa = (100 x 14) – (50 x 10) = 1,400 – 500 = 900 sztuk

W tym scenariuszu należy zachować 900 widżetów jako zapas bezpieczeństwa.

Czynniki wpływające na poziom zapasów bezpieczeństwa

1. Zmienność popytu: Większa zmienność wymaga większej ilości zapasów bezpieczeństwa. Użyj miar statystycznych, takich jak odchylenie standardowe, aby określić ilościowo zmienność.
2. Niezawodność czasu realizacji: Niespójne czasy realizacji wymagają większych. Śledź wydajność dostawców i rozważ podwójne zaopatrzenie w krytyczne artykuły.
3. Poziom usług: Wyższe pożądane poziomy usług zwiększają zapotrzebowanie na zapasy bezpieczeństwa. Określ optymalny poziom usług, równoważąc satysfakcję klienta z kosztami zapasów.
4. Sezonowość: Dostosuj się do znanych okresów wysokiego lub niskiego popytu. W razie potrzeby opracuj oddzielne obliczenia zapasów bezpieczeństwa dla różnych pór roku.
5. Łatwo się psuje: Produkty o krótkim terminie przydatności do spożycia mogą wymagać różnych strategii. Rozważ wdrożenie podejścia just-in-time (JIT) dla łatwo psujących się produktów.
6. Wartość produktu: Przedmioty o wysokiej wartości mogą gwarantować niższy poziom zapasów bezpieczeństwa ze względu na zwiększone koszty przechowywania.
7. Niezawodność dostawców: Mniej wiarygodni dostawcy wymagają wyższych poziomów zapasów bezpieczeństwa. Regularnie oceniaj wydajność dostawcy i uwzględniaj ją w swoich obliczeniach.
8. Dokładność prognozy: Dokładniejsze prognozy popytu pozwalają na obniżenie poziomu zapasów bezpieczeństwa. Zainwestuj w ulepszenie metod prognozowania, aby zoptymalizować poziomy zapasów.

Zaawansowane techniki bezpiecznego zapasu

Zapas bezpieczeństwa w zależności od poziomu usług

Aby uzyskać bardziej zaawansowane podejście, rozważ użycie formuły opartej na poziomie usług:

Zapas bezpieczeństwa = Z-score × odchylenie standardowe popytu × √czas realizacji

Gdzie:

1. Wskaźnik Z jest uzyskiwany na podstawie pożądanego poziomu usług (np. 1,65 dla 95% poziomu usługi)
2. Odchylenie standardowe popytu mierzy zmienność popytu
3. Czas realizacji jest w tej samej jednostce, co okres zapotrzebowania

Ta metoda pozwala ustawić poziomy zapasów bezpieczeństwa w oparciu o pożądany poziom obsługi klienta, zapewniając bardziej zniuansowane podejście do zarządzania zapasami.

Przegląd okresowy a systemy przeglądu ciągłego

Zastanów się, który system przeglądu zapasów najlepiej pasuje do Twojej firmy:

1. Przegląd okresowy: Poziomy zapasów są sprawdzane w stałych odstępach czasu. Ten system jest prostszy, ale może wymagać wyższych poziomów zapasów bezpieczeństwa.
2. Ciągły przegląd: Poziomy zapasów są monitorowane w czasie rzeczywistym. System ten pozwala na obniżenie poziomu zapasów bezpieczeństwa, ale wymaga bardziej wyrafinowanych systemów zarządzania zapasami.

Optymalizacja podejścia do zapasów bezpieczeństwa

1. Regularny przegląd: Okresowe analizowanie i dostosowywanie poziomów zapasów bezpieczeństwa. Skonfiguruj harmonogram przeglądania i aktualizowania obliczeń.
2. Użyj danych historycznych: Opieraj obliczenia na rzeczywistych danych dotyczących sprzedaży i czasu realizacji. Im więcej masz danych, tym dokładniejsze będą Twoje obliczenia.
3. Rozważ koszty: Zrównoważ koszty utrzymania z kosztami zapasów. Oblicz rzeczywisty koszt utrzymywania zapasów, w tym koszty magazynowania, ubezpieczenia i alternatywne.
4. Wdrożenie oprogramowania do zarządzania zapasami: do śledzenia i prognozowania w czasie rzeczywistym. Nowoczesne oprogramowanie może zautomatyzować wiele aspektów obliczania zapasów bezpieczeństwa i zarządzania nimi.
5. Relacje z dostawcami: Współpracuj z wiarygodnymi dostawcami, aby zmniejszyć zmienność czasu realizacji. Rozważ wdrożenie programów zarządzania zapasami przez dostawcę (VMI) z kluczowymi dostawcami.
6. Analiza ABC: Kategoryzuj pozycje magazynowe na podstawie ich ważności. Dostosuj odpowiednio poziomy zapasów bezpieczeństwa, z wyższymi poziomami dla krytycznych artykułów „A”.
7. Prognozowanie popytu: Zainwestuj w poprawę swoich możliwości prognozowania popytu. Lepsze prognozy prowadzą do dokładniejszych obliczeń zapasów bezpieczeństwa.

Metody przechowywania zapasów bezpieczeństwa

Efektywne magazynowanie ma kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania zapasami bezpieczeństwa:

1. First-In-First-Out (FIFO): Zapewnia odpowiednią rotację zapasów, szczególnie w przypadku produktów łatwo psujących się. Wprowadź przejrzyste etykietowanie i zorganizuj obszary magazynowe, aby ułatwić kompletację FIFO.
2. Last-In-First-Out (LIFO): Przydatne w przypadku niepsujących się produktów w głębokim magazynie. Rozważ użycie tej metody w przypadku produktów o stabilnym okresie przydatności do spożycia.
3. Śledzenie partii: Pomaga zarządzać datami wygaśnięcia i wycofaniami. Wdróż solidny system do śledzenia numerów partii i dat ważności.
4. Przechowywanie w strefie: Grupuj podobne przedmioty, aby efektywnie kompletować. Zorganizuj układ magazynu, aby zminimalizować czas podróży i poprawić wydajność kompletacji.
5. Cross-Docking: Zminimalizuj czas przechowywania szybko zbywalnych przedmiotów. Skonfiguruj dedykowany obszar dla  operacji cross-dockingu, aby przyspieszyć realizację zamówień.
6. Hybrydowe systemy magazynowania: Łącz różne metody przechowywania w oparciu o charakterystykę artykułów i wzorce popytu. To elastyczne podejście może zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni i wydajność kompletacji.

Korzyści płynące z właściwego zarządzania zapasami bezpieczeństwa

1. Większa satysfakcja klientów dzięki stałej dostępności produktów
2. Zmniejszone ryzyko utraty sprzedaży z powodu wyczerpania zapasów
3. Niższe koszty utrzymania dzięki unikaniu nadmiernych zapasów
4. Zwiększona odporność łańcucha dostaw
5. Zwiększona wydajność operacyjna
6. Lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi poprzez optymalizację inwestycji w zapasy
7. Lepsze relacje z dostawcami dzięki bardziej przewidywalnym wzorcom zamawiania

Wyzwania i uwagi

Chociaż zapas bezpieczeństwa ma kluczowe znaczenie, ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z potencjalnych wyzwań:

1. Nadmierne zapasy: Nadmierne zapasy bezpieczeństwa mogą zablokować kapitał i zwiększyć koszty utrzymania.
2. Starzenie się: W przypadku produktów o krótkich cyklach życia wysoki poziom zapasów bezpieczeństwa może prowadzić do ich starzenia się.
3. Dynamiczne warunki rynkowe: Szybko zmieniające się rynki mogą wymagać częstych korekt poziomów zapasów bezpieczeństwa.
4. Efekt bicza: Uważaj, aby nie reagować nadmiernie na krótkoterminowe wahania popytu, które mogą zwiększyć zmienność łańcucha dostaw.

Przyszłe trendy w zarządzaniu zapasami bezpieczeństwa

Bądź o krok przed konkurencją, biorąc pod uwagę te pojawiające się trendy:

1. Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe: Technologie te są coraz częściej wykorzystywane do optymalizacji obliczeń zapasów bezpieczeństwa i prognozowania popytu.
2. Internet rzeczy (IoT): Urządzenia IoT mogą dostarczać dane inwentaryzacyjne w czasie rzeczywistym, umożliwiając dokładniejsze i bardziej responsywne zarządzanie zapasami bezpieczeństwa.
3. Blockchain: Technologia ta może poprawić przejrzystość łańcucha dostaw, potencjalnie zmniejszając zapotrzebowanie na wysokie poziomy zapasów bezpieczeństwa.

Konkluzja

Efektywne obliczanie zapasów bezpieczeństwa i zarządzanie nimi jest niezbędne do utrzymania zrównoważonych zapasów. Korzystając z formuły zapasu bezpieczeństwa, biorąc pod uwagę zaawansowane techniki i będąc świadomym czynników wpływających, firmy mogą upewnić się, że są przygotowane na nieoczekiwane wahania popytu, jednocześnie minimalizując koszty nadmiarowych zapasów.

Dla firm, które chcą zoptymalizować swoje bezpieczne magazynowanie, rozwiązania magazynowe PIX firmy PALLITE oferują elastyczną, zrównoważoną opcję. Te konfigurowalne, papierowe systemy przechowywania mogą pomóc w efektywnym organizowaniu i dostępie do zapasów bezpieczeństwa, maksymalizując wykorzystanie przestrzeni, jednocześnie wspierając strategię zarządzania zapasami. Modułowy charakter pamięci masowej PIX pozwala na łatwą rekonfigurację w miarę rozwoju potrzeb w zakresie zapasów bezpieczeństwa, zapewniając, że układ magazynu pozostaje zoptymalizowany pod kątem wydajności.

Skontaktuj się z nami już dziś , aby dowiedzieć się, jak jedna z naszych innowacyjnych jednostek może zaoszczędzić czas i pieniądze Twojej firmy!

Pamiętaj, że skuteczne zarządzanie zapasami bezpieczeństwa wymaga regularnego przeglądu i adaptacji. Będąc na bieżąco ze swoimi obliczeniami, metodami magazynowania i trendami w branży, będziesz dobrze przygotowany do sprostania wymaganiom klientów i radzenia sobie z wyzwaniami związanymi z łańcuchem dostaw w dzisiejszym środowisku magazynowym. Ciągłe doskonalenie strategii zapasów bezpieczeństwa może prowadzić do znacznych przewag konkurencyjnych pod względem zadowolenia klientów, wydajności operacyjnej i wyników finansowych.