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¿Qué son los recuentos de ciclos?

sustainable warehouse storage units

¿Qué son los recuentos de ciclos?

El conteo cíclico es un método utilizado por los operadores de almacén para garantizar que tengan una imagen precisa de la cantidad de productos diferentes en su almacenamiento de inventario en un momento dado.

Una alternativa a un recuento de inventario físico tradicional en el que cada elemento de un inventario se verifica y cuenta metódicamente, el conteo cíclico utiliza técnicas de muestreo similares a las utilizadas por los encuestadores que luego se extrapolan para formar una imagen de la situación general del inventario para el negocio.

La importancia del conteo de inventario

Cuando se trata de almacenamiento en almacén, los datos de inventario precisos lo son todo. Sin él, los operadores pueden hacer pedidos excesivos en el inventario o encontrarse sin suficientes existencias para mantener sus compromisos con los clientes.

Tradicionalmente, los almacenes  se han basado en recuentos físicos de inventario, que se llevan a cabo periódicamente como una verificación contra los registros de bienes recibidos y artículos enviados. Sin embargo, estos recuentos físicos pueden llevar mucho tiempo, trabajar mucho y ser perjudiciales, y a menudo requieren la pausa de las operaciones comerciales normales, como el envío y la recepción, durante el proceso de conteo.

Los recuentos anuales o semestrales de inventario físico siguen siendo un requisito bajo algunas reglas contables y fiscales, pero, cuando tienen la opción de hacerlo, los operadores de almacén se están moviendo cada vez más hacia el conteo cíclico como un enfoque más flexible y ágil para mantener datos de inventario precisos.

Conteo físico vs conteo de ciclos

En el conteo de inventario físico convencional, una organización reserva varios días para contar cada artículo en su inventario en todos sus almacenes, oficinas, tiendas y otras ubicaciones, con el objetivo de garantizar que lo que está físicamente en sus estantes coincida con lo que su sistema de gestión de inventario dice que debería estar en stock.

Los recuentos de inventario físico generalmente se realizan anualmente, a menudo como una forma de comenzar un nuevo año financiero con información precisa sobre la cual basar las decisiones comerciales.

Muchas empresas con un inventario relativamente pequeño encuentran que el conteo de inventario físico funciona para ellos, y el tiempo y el esfuerzo requeridos son manejables para el beneficio de saber exactamente qué productos tienen en stock en un momento dado.

Sin embargo, las empresas con un gran número de caras de selección pueden encontrar difícil el conteo físico. Para estas organizaciones, la flexibilidad y la mínima interrupción que ofrece el conteo cíclico lo convierten en la solución ideal para ellas.

El conteo cíclico implica contar una cantidad mucho menor de existencias que en el conteo físico, pero con mayor frecuencia, a menudo diariamente. Las pequeñas muestras de inventario se cuentan continuamente, con todo el inventario contado durante un período de tiempo determinado.

Por ejemplo, si una empresa almacena 1.500 SKU diferentes en contenedores de almacenamiento que deben contarse cada seis semanas, su equipo contará los elementos asociados con cuatro o cinco SKU por día. Esto puede ser llevado a cabo por empleados dedicados que asumen la responsabilidad del conteo de ciclos, o forman parte de las responsabilidades diarias más amplias de todos los empleados.

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Conteo de ciclos explicados

Hay muchos métodos de conteo cíclico que priorizan diferentes elementos sobre otros para contar. Estos incluyen:

  • Priorización por ranking de ventas: también conocido como análisis ABC, 80/20 o el método del Principio de Pareto, implica agrupar los artículos en categorías A, B o C en función de su valor, y los de A y B se cuentan con mayor frecuencia.
  • Priorización por uso: este método se centra en los artículos de inventario de uso frecuente que, si no se mantienen en stock, crearían una interrupción importante del negocio o de la fabricación.
  • Priorización por ubicación física, como por departamento, contenedores de almacenamiento o área de piso

Las empresas también pueden optar por realizar una selección aleatoria de muestras para contar, o desarrollar sus propios métodos híbridos para apoyar sus prioridades específicas.

Lo importante es que el conteo se lleve a cabo de manera disciplinada, es decir , con un horario definido, con contadores que siguen procesos consistentes, la precisión del conteo verificada regularmente y, en última instancia, todo se cuenta cuando debe contarse.

 

El ciclo cuenta: los beneficios

Para muchos operadores de almacén, el conteo cíclico ofrece ventajas significativas que lo convierten en el método preferido para garantizar datos de inventario precisos sobre los recuentos de inventario físico.

Estos incluyen:

  • Menos interrupciones: debido al hecho de que solo se cuenta un pequeño porcentaje del inventario en un momento dado, el conteo cíclico causa una interrupción mínima en los procesos comerciales y, por lo general, se puede llevar a cabo durante el transcurso normal del día hábil.
  • Dedicación menos concentrada de tiempo y recursos: al requerir una menor cantidad de esfuerzo continuo durante todo el año en lugar de un solo conteo integral al final del año, el conteo de ciclos permite a las empresas distribuir el tiempo y los recursos necesarios a lo largo del año calendario, haciéndolo más manejable.
  • Identificación rápida de problemas: la naturaleza continua del conteo cíclico significa que puede descubrir rápidamente problemas que de otro modo podrían pasar desapercibidos hasta el próximo recuento completo de inventario físico, lo que lleva a problemas mayores.
  • Potencial de mejora continua: cuando se identifican problemas y discrepancias como pérdida, deterioro o robo, las empresas pueden actuar rápidamente para resolver las causas de esos problemas y, por lo tanto, lograr una mejora continua del proceso.

 

Conclusión

Tanto el conteo físico como el conteo cíclico son métodos efectivos de conteo de inventario que pueden mejorar la gestión del inventario del almacén.

El conteo físico suele ser un esfuerzo anual a gran escala que causa una interrupción significativa en las operaciones comerciales normales, aunque por un tiempo limitado. Sin embargo, puede ser útil para las empresas comenzar un nuevo año financiero con la certeza de su inventario que ofrece.

La naturaleza continua del conteo cíclico lo convierte en una opción más flexible que causa menos interrupciones en la actividad comercial y puede proporcionar actualizaciones oportunas sobre el stock actual de SKU clave, lo que permite a las empresas planificar sus pedidos y gastos de manera más eficiente. Sin embargo, su eficacia depende de que se lleve a cabo según un calendario establecido; No se puede pausar durante un largo período de tiempo ni subcontratar al final del año.

La solución ideal para algunas empresas es casar las dos opciones, contar existencias durante todo el año y realizar un inventario físico completo una vez al año.

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