La fórmula de las existencias de seguridad es: (Uso diario máximo x Tiempo de entrega máximo) – (Uso diario promedio x Tiempo de entrega promedio). Esta fórmula ayuda a las empresas a determinar la cantidad optima de inventario adicional que deben tener a mano para evitar desabastecimientos.
¿Qué es el stock de seguridad?
Las existencias de seguridad, también conocidas como existencias de reserva, son existencias adicionales que se mantienen para evitar escasez cuando la demanda supera las expectativas o se producen interrupciones en la cadena de suministro. Es crucial para:
- Mitigación de riesgos
- Prevención de desabastecimientos
- Aumentar la satisfacción del cliente
- Reducción de los costos operativos
Considere este escenario: un minorista en línea vende constantemente 100 unidades de un dispositivo popular al día. De repente, una publicación viral en las redes sociales hace que la demanda se dispare a 150 unidades por día. Sin un stock de seguridad adecuado, el minorista corre el riesgo de perder ventas y decepcionar a los clientes. Este ejemplo subraya la importancia de mantener niveles adecuados de existencias de seguridad.
Cálculo de los niveles óptimos de existencias de seguridad
Para usar la fórmula de stock de seguridad de manera efectiva, necesitará:
- Uso diario máximo
- Plazo máximo de entrega
- Uso medio diario
- Plazo medio de entrega
Vamos a desglosar cada componente:
Uso diario máximo
Esta es la cantidad más alta de un producto utilizada o vendida en un solo día. Revise sus datos de ventas para identificar los períodos de máxima demanda. Tenga en cuenta factores como:
- Picos estacionales
- Efectos de la campaña de marketing
- Tendencias históricas de ventas
Plazo máximo de entrega
El tiempo más largo que se tarda en recibir un pedido de su proveedor. Ten en cuenta factores como:
- Retrasos en la producción
- Tiempos de envío
- Despacho de aduanas
- Desastres naturales o eventos geopolíticos
Uso diario promedio
Para calcularlo, divida el uso total de un periodo (por ejemplo, un año) por el número de días de ese periodo. Asegúrese de:
- Tener en cuenta la estacionalidad
- Excluir valores atípicos que puedan sesgar los datos
- Considere la posibilidad de utilizar una media móvil para obtener resultados más precisos
Plazo medio de entrega
El tiempo típico que se tarda en recibir un pedido. Promedie sus plazos de entrega en varios pedidos. Para mejorar la precisión:
- Realice un seguimiento de los plazos de entrega de cada proveedor por separado
- Considere usar promedios ponderados si algunos proveedores se utilizan con más frecuencia
- Actualice periódicamente estos datos para reflejar las condiciones actuales
Ejemplo de cálculo
Supongamos que está calculando el stock de seguridad para los widgets:
- Uso diario máximo: 100 unidades
- Plazo máximo de entrega: 14 días
- Uso medio diario: 50 unidades
- Plazo medio de entrega: 10 días
Stock de seguridad = (100 x 14) – (50 x 10) = 1.400 – 500 = 900 unidades
En este escenario, debe mantener 900 widgets como stock de seguridad.
Factores que influyen en los niveles de existencias de seguridad
- Variabilidad de la demanda: Una mayor variabilidad requiere más stock de seguridad. Utilice medidas estadísticas como la desviación estándar para cuantificar la variabilidad.
- Fiabilidad de los plazos de entrega: Los plazos de entrega inconsistentes requieren búferes más grandes. Realice un seguimiento del rendimiento de los proveedores y considere el doble abastecimiento de artículos críticos.
- Nivel de servicio: Los niveles de servicio deseados más altos aumentan las necesidades de stock de seguridad. Determine el nivel de servicio óptimo equilibrando la satisfacción del cliente con los costos de inventario.
- Estacionalidad: Ajustar para períodos conocidos de alta o baja demanda. Desarrolle cálculos de existencias de seguridad separados para diferentes temporadas si es necesario.
- Perecedero: Los productos con una vida útil corta pueden requerir diferentes estrategias. Considere la posibilidad de implementar un enfoque justo a tiempo (JIT) para los artículos altamente perecederos.
- Valor del producto: Los artículos de alto valor pueden justificar niveles más bajos de existencias de seguridad debido al aumento de los costos de mantenimiento.
- Fiabilidad de los proveedores: Los proveedores menos fiables requieren mayores niveles de existencias de seguridad. Evalúe regularmente el rendimiento de los proveedores y téngalo en cuenta en sus cálculos.
- Precisión de las previsiones: Las previsiones de demanda más precisas permiten reducir los niveles de existencias de seguridad. Invierta en mejorar sus métodos de previsión para optimizar los niveles de inventario.
Técnicas avanzadas de stock de seguridad
Stock de seguridad basado en el nivel de servicio
Para un enfoque más sofisticado, considere la posibilidad de usar una fórmula basada en el nivel de servicio:
Stock de seguridad = puntuación Z × desviación estándar de la demanda × √plazo de entrega
Dónde:
- La puntuación Z se deriva del nivel de servicio deseado (por ejemplo, 1,65 para un nivel de servicio del 95%)
- La desviación estándar de la demanda mide la variabilidad de la demanda
- El tiempo de entrega está en la misma unidad que el período de demanda
Este metodo le permite establecer los niveles de existencias de seguridad en función del nivel de servicio al cliente deseado, proporcionando un enfoque mas matizado de la gestion de inventario.
Sistemas de Revisión Periódica vs. Revisión Continua
Considere qué sistema de revisión de inventario se adapta mejor a su negocio:
- Revisión periódica: Los niveles de existencias se comprueban a intervalos fijos. Este sistema es más sencillo, pero puede requerir mayores niveles de stock de seguridad.
- Revisión continua: Los niveles de stock se monitorean en tiempo real. Este sistema permite niveles más bajos de stock de seguridad, pero requiere sistemas de gestión de inventario más sofisticados.
Optimización de su enfoque de stock de seguridad
- Revisión periódica: Analice y ajuste periódicamente los niveles de stock de seguridad. Establezca un horario para revisar y actualizar sus cálculos.
- Utilice datos históricos: base los cálculos en datos reales de ventas y plazos de entrega. Cuantos más datos tengas, más precisos serán tus cálculos.
- Considere los costos: Equilibre los costos de mantenimiento con los costos de desabastecimiento. Calcule el costo real de mantener el inventario, incluidos los costos de almacenamiento, seguro y oportunidad.
- Implementar software de gestion de inventario: Para el seguimiento y la prevision en tiempo real. El software moderno puede automatizar muchos aspectos del cálculo y la gestión de existencias de seguridad.
- Relaciones con proveedores: Trabaje con proveedores confiables para reducir la variabilidad del tiempo de entrega. Considere la posibilidad de implementar programas de inventario gestionado por el proveedor (VMI) con proveedores clave.
- Análisis ABC: Clasifique los artículos de inventario en función de su importancia. Ajuste los niveles de existencias de seguridad en consecuencia, con niveles más altos para los artículos críticos ‘A’.
- Previsión de la demanda: Invierta en mejorar sus capacidades de previsión de la demanda. Mejores pronósticos conducen a cálculos más precisos de las existencias de seguridad.
Métodos de almacenamiento para el stock de seguridad
Un almacenamiento eficiente es crucial para gestionar eficazmente el stock de seguridad:
- Primero en entrar, primero en salir (FIFO): Garantiza una rotación adecuada de las existencias, especialmente en el caso de los productos perecederos. Implemente un etiquetado claro y organice las áreas de almacenamiento para facilitar la preparación FIFO.
- Último en entrar, primero en salir (LIFO): Útil para artículos no perecederos en almacenamiento profundo. Considere usar este método para artículos con una vida útil estable.
- Seguimiento de lotes: ayuda a administrar las fechas de vencimiento y los retiros del mercado. Implemente un sistema sólido para el seguimiento de los números de lote y las fechas de vencimiento.
- Almacenamiento por zonas: Agrupe artículos similares para una selección eficiente. Organice la distribución de su almacén para minimizar el tiempo de desplazamiento y mejorar la eficiencia de la preparación de pedidos.
- Cross-Docking: Minimice el tiempo de almacenamiento de artículos de rápido movimiento. Configure un área dedicada a las operaciones de cross-docking para acelerar el cumplimiento de los pedidos.
- Sistemas de almacenamiento híbridos: Combine diferentes métodos de almacenamiento en función de las características de los artículos y los patrones de demanda. Este enfoque flexible puede optimizar la utilización del espacio y la eficiencia de la preparación de pedidos.
Beneficios de una adecuada gestión de existencias de seguridad
- Mejora de la satisfacción del cliente gracias a la disponibilidad constante de los productos
- Reducción del riesgo de pérdida de ventas debido a la falta de existencias
- Reduzca los costos de mantenimiento al evitar el inventario excesivo
- Mejora de la resiliencia de la cadena de suministro
- Aumento de la eficiencia operativa
- Mejor gestión del flujo de caja optimizando la inversión en inventario
- Mejora de las relaciones con los proveedores a través de patrones de pedidos más predecibles
Desafíos y consideraciones
Si bien las existencias de seguridad son cruciales, es importante ser consciente de los posibles desafíos:
- Exceso de existencias: El exceso de existencias de seguridad puede inmovilizar el capital y aumentar los costes de mantenimiento.
- Obsolescencia: Para productos con ciclos de vida cortos, los altos niveles de stock de seguridad pueden conducir a la obsolescencia.
- Condiciones dinámicas del mercado: Los mercados que cambian rápidamente pueden requerir ajustes frecuentes en los niveles de existencias de seguridad.
- Efecto látigo: Tenga cuidado de no reaccionar de forma exagerada a las fluctuaciones de la demanda a corto plazo, que pueden amplificar la variabilidad de la cadena de suministro.
Tendencias futuras en la gestión de existencias de seguridad
Manténgase a la vanguardia teniendo en cuenta estas tendencias emergentes:
- Inteligencia Artificial y Machine Learning: Estas tecnologías se utilizan cada vez más para optimizar los cálculos de stock de seguridad y la previsión de la demanda.
- Internet de las cosas (IoT): los dispositivos IoT pueden proporcionar datos de inventario en tiempo real, lo que permite una gestión de existencias de seguridad más precisa y receptiva.
- Blockchain: Esta tecnología tiene el potencial de mejorar la transparencia de la cadena de suministro, reduciendo potencialmente la necesidad de altos niveles de stock de seguridad.
Conclusión
Calcular y gestionar eficazmente el stock de seguridad es esencial para mantener un inventario equilibrado. Al utilizar la fórmula de existencias de seguridad, considerar tecnologias avanzadas y mantenerse al tanto de los factores que influyen, las empresas pueden asegurarse de que estan preparadas para fluctuaciones inesperadas de la demanda al tiempo que minimizan los costos excesivos de inventario.
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Recuerde que el éxito de la gestión de las existencias de seguridad requiere una revisión y adaptación periódicas. Al mantenerse al tanto de sus cálculos, métodos de almacenamiento y tendencias de la industria, estará bien equipado para satisfacer la demanda de los clientes y superar los desafíos de la cadena de suministro en el entorno de almacenamiento actual. La mejora continua en su estrategia de stock de seguridad puede conducir a ventajas competitivas significativas en términos de satisfacción del cliente, eficiencia operativa y rendimiento financiero.
